تسهم كتابة الخطابات الرسمية في تقديم العديد من الخدمات، والتي تساعد المواطنين في الحصول على العديد من المعالجات الضرورية والمهمة، للقضايا والأزمات التي تواجههم في مختلف شؤون الحياة.
ولا شك أن الخطاب الرسمي يحظى بأهمية كبيرة من لدن المواطنين في عموم البلد، والذين يبحثون عن كيفية القيام بصياغته وتحريره.
وللحصول على خدمات كتابة المعاريض والخطابات على أيدي نخبة من الخبراء لدينا في صيغة، يُرجى التواصل معنا من خلال رقم الواتساب التالي:
جدول المحتويات
انواع الخطابات الرسمية:
تتنوع الخطابات الرسمية باختلاف الأغراض والمناسبات، ولكنها جميعًا تتبع قواعد وشروط محددة في الصياغة والأسلوب.
إليك بعض الأنواع الشائعة من الخطابات الرسمية:
خطاب طلب:
الطلب: يتم فيه طلب شيء ما من جهة معينة، مثل طلب وظيفة، أو طلب معلومات، أو طلب توصية.
المميزات: وضوح الطلب، ذكر الأسباب، التعبير عن الشكر والتقدير.
خطاب شكوى:
الشكوى: يتم فيه التعبير عن عدم الرضا عن خدمة أو منتج أو موقف معين.
المميزات: ذكر التفاصيل الدقيقة للشكوى، تقديم الأدلة، طلب حل للمشكلة.
خطاب تهنئة:
التهنئة: يتم فيه التعبير عن التهنئة بمناسبة معينة، مثل التخرج، الترقية، الزواج.
المميزات: اختيار العبارات المناسبة للتعبير عن المشاعر الصادقة.
خطاب شكر:
الشكر: يتم فيه التعبير عن الشكر والتقدير على خدمة أو مساعدة.
المميزات: تحديد الجهة التي يتم توجيه الشكر إليها، ذكر الأسباب.
خطاب استقالة:
الاستقالة: يتم فيه إبلاغ الجهة المعنية برغبة الموظف في ترك العمل.
المميزات: ذكر التاريخ النهائي للعمل، التعبير عن الشكر والتقدير.
خطاب دعوة:
الدعوة: يتم فيه دعوة شخص أو مجموعة أشخاص لحضور مناسبة معينة.
المميزات: ذكر تفاصيل الحدث، مثل التاريخ والوقت والمكان.
خطاب تقديم:
التقديم: يتم فيه تقديم شخص أو فكرة أو مشروع.
المميزات: إبراز أهمية ما يتم تقديمه، ذكر المزايا والفوائد.
خطاب تأكيد:
التأكيد: يتم فيه تأكيد معلومات سابقة أو حجز أو اتفاق.
المميزات: إعادة ذكر التفاصيل الهامة، التأكيد على الالتزام.
خطاب اعتذار:
الاعتذار: يتم فيه الاعتذار عن خطأ أو تقصير.
المميزات: الاعتراف بالخطأ، التعبير عن الندم، تقديم حل.
خطاب اقتراح:
الاقتراح: يتم فيه تقديم اقتراح لتحسين عمل أو مشروع.
المميزات: شرح الفكرة بوضوح، ذكر المزايا والفوائد، تقديم خطة تنفيذ.
اسلوب كتابة الخطابات الرسمية
أسلوب كتابة الخطابات الرسمية يتميز بالدقة والوضوح والاحترافية، وهو يختلف عن الأسلوب المستخدم في الكتابة اليومية.
يهدف الأسلوب الرسمي إلى إيصال الرسالة بشكل واضح ومؤثر، مع الحفاظ على مستوى عالٍ من الاحترام واللباقة.
اقرأ ايضا: خطوات كتابة وتقديم خطاب رسمي لجهة حكومية
أهم عناصر أسلوب كتابة الخطابات الرسمية:
الوضوح والاختصار: يجب أن تكون الأفكار واضحة ومباشرة، وتجنب الإطالة غير الضرورية.
اللغة الرسمية: استخدم لغة رسمية ومعيارية، وتجنب الألفاظ العامية والعبارات غير الرسمية.
التنظيم المنطقي: قم بتنظيم الأفكار بشكل منطقي، واستخدم الفقرات والجمل القصيرة.
الاحترافية: حافظ على مستوى عالٍ من الاحترافية في جميع جوانب الخطاب، من العنوان إلى التوقيع.
الدقة: تأكد من صحة المعلومات الواردة في الخطاب.
اللباقة: استخدم عبارات لبقة ومحترمة للتعبير عن الأفكار والطلبات.
الهيكل: اتبع هيكلًا ثابتًا للخطاب يتضمن: العنوان، التوقيع، التحية، متن الخطاب، والخاتمة.
صيغة كتابة الخطابات الرسمية
صيغة كتابة الخطابات الرسمية تتميز بالدقة والوضوح والاحترافية، ويهدف الأسلوب الرسمي فيها إلى إيصال الرسالة بشكل واضح ومؤثر، مع الحفاظ على مستوى عالٍ من الاحترام واللباقة.
عناصر الخطاب الرسمي الأساسية:
العنوان: يشمل اسم الجهة المرسل إليها وعنوانها بالكامل.
التاريخ: يكتب تاريخ كتابة الخطاب بشكل واضح.
التحية: تبدأ بالتحية المناسبة، مثل “السيد/السيدة…”، متبوعة باسم المستلم.
مقدمة: يتم فيها تقديم نفسك وذكر سبب كتابة الخطاب بشكل مختصر ومباشر.
متن الخطاب: يشمل شرحًا واضحًا للأفكار والطلبات، مع الحرص على ترتيب الأفكار بشكل منطقي واستخدام الجمل القصيرة الواضحة.
الخاتمة: يتم فيها تلخيص أهم النقاط وتقديم الشكر أو التعبير عن التقدير.
التوقيع: يكتب اسمك ولقبك بشكل واضح، مع ذكر وظيفتك إن لزم الأمر.
مثال على خطاب رسمي (طلب وظيفة):
| “[اسمك الكامل]
[عنوانك] [البريد الإلكتروني] [رقم الهاتف] [التاريخ] [اسم الشركة] [العنوان] [قسم الموارد البشرية] السيد/السيدة [اسم مدير التوظيف]، أتقدم إليكم بطلب للحصول على وظيفة [اسم الوظيفة]، والتي رأيت إعلانها في [المصدر]. [ذكر مهاراتك وخبرتك التي تجعلك مؤهلاً للوظيفة بشكل مختصر ومباشر]. أرفق مع هذا الخطاب سيرتي الذاتية التي تتضمن مزيدًا من التفاصيل حول مؤهلاتي وخبراتي. أتطلع إلى فرصة مقابلتكم لمناقشة طلب توظيفي بشكل أكثر تفصيلاً. مع خالص الشكر والتقدير، [اسمك الكامل] [توقيعك]” |
بداية الخطابات الرسمية
بداية الخطاب الرسمي هي بمثابة الانطباع الأول الذي يتلقاه القارئ، لذا يجب أن تكون واضحة ومحترمة ومباشرة إلى الموضوع.
هناك عدة طرق لبدء خطاب رسمي، ومنها:
التحية الرسمية:
“تبدأ بتوجيه التحية المناسبة للمستلم، مثل:
السيد/السيدة [اسم المستلم]،
المحترم/المحترمة [اسم المستلم]،
معالي الوزير/الوزيرة،
سعادة المدير/المديرة.“
ذكر الغرض من الخطاب بشكل مباشر:
يمكنك البدء بذكر الغرض الرئيسي من كتابة الخطاب، مثل:
“أكتب إليكم هذا الخطاب ل…
أتقدم بطلب…
أود أن أعبر عن شكري ل…“
الرجوع إلى تواصل سابق:
إذا كنت ترد على خطاب سابق أو تستكمل موضوعًا سابقًا، يمكنك البدء بالإشارة إليه، مثل:
“بالإشارة إلى خطابكم المؤرخ…
تكملة لما سبق ذكره في…“
استخدام عبارة مبتدئة مناسبة:
يمكنك استخدام عبارات مبتدئة لجعل البداية أكثر جاذبية، مثل:
“يسعدني أن أتواصل معكم،
أود أن أبلغكم…“
نهاية الخطابات الرسمية
تعتبر نهاية الخطاب الرسمي جزءًا هامًا من الهيكل العام للخطاب، حيث تساهم في ترك انطباع جيد لدى القارئ وتختتم الرسالة بشكل مهني.
عناصر نهاية الخطاب الرسمي:
شكر وتقدير:
عادةً ما يتم التعبير عن الشكر والتقدير للمستلم على وقته وجهده في قراءة الخطاب، أو على مساعدته في أمر ما.
دعوة للعمل:
في بعض الحالات، يمكن توجيه دعوة للمستلم لاتخاذ إجراء معين، مثل الرد على الخطاب أو عقد اجتماع.
تأكيد على النقاط الرئيسية:
يمكن إعادة التأكيد على أهم النقاط التي تم تناولها في الخطاب.
توقيع رسمي:
يكتب اسمك ولقبك بشكل واضح، مع ذكر وظيفتك إن لزم الأمر.
أمثلة على نهايات الخطابات الرسمية:
شكر وتقدير:
“أتقدم بخالص الشكر والتقدير على اهتمامكم الكريم بهذا الموضوع.”
دعوة للعمل:
“أتطلع إلى تلقي ردكم في أقرب وقت ممكن.”
تأكيد على النقاط الرئيسية:
“ختامًا، أود أن أؤكد على أهمية هذا الموضوع…”.
توقيع رسمي:
“مع خالص التقدير، [اسمك الكامل]، [وظيفتك].”
حجم الخط في الخطابات الرسمية
لا يوجد حجم خط محدد بشكل قاطع للخطابات الرسمية، حيث يعتمد الحجم المناسب على عدة عوامل مثل:
طول الخطاب:
الخطابات الطويلة قد تتطلب حجم خط أصغر لتوفير المساحة.
نوع الخط:
الخطوط الرقيقة قد تحتاج إلى حجم أكبر من الخطوط الغليظة.
الغرض من الخطاب:
الخطابات التي ستُطبع قد تحتاج إلى حجم خط أكبر من تلك التي ستُرسل إلكترونيًا.
متطلبات الجهة المستقبلة:
بعض المؤسسات قد يكون لديها قواعد محددة حول حجم الخط في الخطابات الرسمية.
بشكل عام، يفضل استخدام أحجام خط تتراوح بين 12 و14 نقطة، حيث تعتبر هذه الأحجام مريحة للقراءة ولا تشغل مساحة كبيرة.
الخط الرسمي للدوائر الحكومية
لا يوجد خط رسمي موحد لكافة الدوائر الحكومية، حيث يختلف اختيار الخط المستخدم من جهة حكومية إلى أخرى ومن وثيقة إلى أخرى.
ومع ذلك، هناك بعض الخطوط التي تعتبر شائعة الاستخدام في بيئات العمل الرسمية بشكل عام، والتي قد تتضمنها العديد من الدوائر الحكومية.
أبرز الخطوط المستخدمة في الدوائر الحكومية:
Times New Roman:
يعتبر هذا الخط من أكثر الخطوط شيوعًا واستخدامًا في الوثائق الرسمية، بما في ذلك الخطابات والتقارير والعقود. يتميز بوضوحه وسهولة قراءته.
Arial:
يشبه خط Times New Roman في الوضوح، ولكنه يعتبر أكثر حداثة. يستخدم بشكل متزايد في الوثائق الرقمية.
Calibri:
خط حديث وأنيق، يستخدم بشكل متزايد في الوثائق الرسمية الحديثة.
Georgia:
خط كلاسيكي وأنيق، يستخدم في الوثائق التي تتطلب مظهرًا رسميًا أكثر.
الخط المستخدم في خطابات الديوان الملكي
لا يوجد خط معين ومحدد بشكل رسمي وقطعي يستخدم في كافة خطابات الديوان الملكي السعودي.
فاختيار الخط في مثل هذه الوثائق الرسمية يتأثر بعدة عوامل، منها:
طبيعة الحدث والمناسبة:
قد يختلف الخط المستخدم حسب أهمية الحدث أو المناسبة التي يوجه لها الخطاب.
التقاليد والعادات:
قد تتبع الديوان الملكي السعودي تقاليد محددة في اختيار الخطوط، خاصة في الخطابات ذات الطابع التاريخي أو الديني.
التكنولوجيا المتاحة:
تتطور التقنيات المستخدمة في إعداد الوثائق الرسمية، مما يؤثر على الخيارات المتاحة للخطوط.
التصميم العام للخطاب:
قد يتم اختيار الخط بما يتناسب مع التصميم العام للخطاب.
ومع ذلك، هناك بعض الخطوط التي تعتبر شائعة الاستخدام في الوثائق الرسمية بشكل عام، والتي قد تستخدمها الديوان الملكي السعودي.
من أمثلة تلك الخطوط:
Times New Roman:
يعتبر هذا الخط من أكثر الخطوط شيوعًا واستخدامًا في الوثائق الرسمية، بما في ذلك الخطابات والتقارير والعقود. يتميز بوضوحه وسهولة قراءته.
Arial:
يشبه خط Times New Roman في الوضوح، ولكنه يعتبر أكثر حداثة. يستخدم بشكل متزايد في الوثائق الرقمية.
Calibri:
خط حديث وأنيق، يستخدم بشكل متزايد في الوثائق الرسمية الحديثة.
Georgia:
خط كلاسيكي وأنيق، يستخدم في الوثائق التي تتطلب مظهرًا رسميًا أكثر.
فن كتابة الخطابات الرسمية pdf
يعتبر فن كتابة الخطابات الرسمية من أهم أنواع الفنون التي تختص بتحرير الخطابات الإدارية التي لها دورها الريادي في كتابة وتحرير الخطاب الرسمي وفق أحدث الطرق وأرصنها.
حيث إن الخطاب الرسمي يعتبر من أهم وسائل الإعلان التي يتم استخدامها للإعلان عن أمر ما، ولا سيما عندما يتم تقديم الخطاب بخصوص الحصول على مساعدة مالية، أو الحصول على منحة دراسية، أو طلب الحصول على مساعدة لسداد قرض.
اقرأ أيضًا: خطوات كتابة خطابات وزارة الصحة وطرق تقديمها 2022
طريقة كتابة خطاب رسمي للمدير
نود أن نشير في هذا المحور الأخير إلى أنه عند كتابة خطاب رسمي للمدير لا بد أن تتم كتابة هذا الخطاب بطريقة رسمية وقانونية، ولها القدرة على الإقناع والتأثير، فضلًا عن ضرورة كتابة الخطاب الرسمي إلى المدير باللغة العربية الفصحى.
وللحصول على خدمات كتابة المعاريض والخطابات على أيدي نخبة من الخبراء لدينا في صيغة، يُرجى التواصل معنا من خلال رقم الواتساب التالي:
الأسئلة الشائعة
ما هو الخط الرسمي للخطابات في الوورد؟
الخط الرسمي الأكثر استخدامًا في كتابة الخطابات على برنامج “وورد” هو خط “Times New Roman“. هذا الخط يتميز بوضوحه ورسمه الكلاسيكي الذي يناسب جميع أنواع المستندات الرسمية.
ما هو نوع الخط المستخدم في الخطابات الرسمية؟
في الخطابات الرسمية، يُفضل استخدام خطوط تتميز بالوضوح والاحترافية. إلى جانب “Times New Roman“، يُعتبر خط “Arial” خيارًا شائعًا أيضًا، خاصة إذا كنت ترغب في استخدام خط ذو مظهر عصري وبسيط.
كيف أكتب خطابًا لجهة حكومية؟
لكتابة خطاب رسمي لجهة حكومية، اتبع الخطوات التالية، وهي تحديد الجهة المرسل إليها، والبدء بالتحية، وتوضيح غرض الخطاب، بجانب تقديم التفاصيل وتحديد الطلب، وصولًا للختام بالشكر والتقدير والتوقيع.
