لحاجة الموظفين في القطاعين الحكومي والخاص إلى طرق شتى لإرسال الإجازات، نأتيكم هذا اليوم بمقال عن كل ما يتعلق بكتابة ايميل طلب اجازة وتقديمه بطريقة رسمية واحترافية وسليمة، وفي وقت قصير، وبجمل معدودات، وبغير بذل كثير من الجهد أو ضياع الوقت في التفكير.
بإمكانكم أن تثقوا بنا تمام الثقة بأننا الأفضل، والأسرع في تسليم الخدمة، والأكثر تفهمًا لأوضاعكم بأسعارنا التنافسية الفريدة، فلا تفوتكم خدماتنا الكتابية الأخرى لجميع أنواع المعاريض والشكاوى والطلبات، التي يمكنكم الحصول عليها بأفضل جودة وأقل سعر، من خلال التواصل معنا عبر تطبيق واتساب على هذا الرقم: (0556663321).
جدول المحتويات
ايميل طلب اجازة
كتابة ايميل طلب اجازة وتقديمه إحدى الوسائل الحديثة التي تتم بواسطتها طلب الإجازات، وتأتي في ظل ما تحقق من نمو وتطور غير مسبوق في مجالات الهندسة المعلوماتية التي بدأ معظم المؤسسات تتجه للأخذ بها في الجوانب الإدارية والإحصائية والتقييم الوظيفي، وغيرها من الجوانب.
إذ غدا الإيميل أو ما يسمى “البريد الإلكتروني” مستخدمًا بشكل واسع في معظم مؤسسات العمل المختلفة في القطاعين الحكومي والخاص، وبدأت تستقبل طلبات التوظيف عبر الإيميل الرسمي التابع لها، كذلك فيمكنها التسويق التجاري لمنتجاتها عبره، والقيام بعمليتي البيع والشراء أيضًا.
بذلك أصبح الإيميل إحدى الطرق التي يستخدمها الموظفون كوسيلة تواصل فيما بينهم، فنجد أن الموارد البشرية في بعض المؤسسات تعتمد استقبال طلبات الإجازة، وطلبات التوظيف، وطلبات الترقية عبر الإيميل الإلكتروني الخاص بإدارة الموارد البشرية، ومما شجع على استخدام رسائل البريد الإلكتروني بشكل واسع أنه أصبح من الوسائل التي تحتل أهمية بارزة في سبيل عملية التواصل المؤسسي؛ خاصة أنه يُمكن إرسال رسالة واحدة إلى عدد كبير من المستلمين في آن واحد.
من مميزات الإيميل أيضًا، أنه مستخدم بكثرة في المؤسسات والشركات سواء كانت الحكومية أو الخاصة، وذلك على مستوى العالم، الأمر الذي يعني أن وسيلة البريد الإلكتروني من الوسائل الدولية التي تُستخدم على نطاق واسع.
ما يوفره إيميل طلب الإجازة أنه يتيح للموظف أيًّا كان ظرفه، وتعثر عليه الحضور إلى مقر العمل لأخذ إجازة، أن يقوم بإرسال إيميل طلب الإجازة، سواء كانت إجازة تتعلق بظرفه الخاص، أو إجازة مرضية، أو إجازة زواج، أو غير ذلك من أنواع الإجازات التي عادة ما يكون الموظف في أمسِّ الحاجة إليها.
على سبيل المثال، الموظف الذي يعاني من وعكة صحية أسقطته أرضًا، ولم يعد قادرًا على التوجه إلى مؤسسة عمله لتقديم طلب إجازة، هو هنا لا بد أن يقوم بإرسال إيميل طلب إجازة لمقر عمله لإبلاغهم بذلك، ويبين لهم في الرسالة كامل الظروف والأسباب في جمل مختصرة وقصيرة.
على أية حال، فإن البريد الإلكتروني نخلص إلى أنه إحدى طرق التواصل بين الموظف ومؤسسة عمله، ويُسهم في خلق صورة كاملة عن الوضع الذي يعيشه الموظف الذي قام بإرسال إيميل طلب إجازة، ويترك في مؤسسة العمل انطباعًا عن ذلك الموظف الذي هو بحاجة إلى تلك الإجازة.
ينبغي عند كتابة إيميل طلب الإجازة، أن تتميز الرسالة بالقوة والدقة والوضوح؛ لأن الرسائل العشوائية والعفوية لا يمكن قبولها لمنح إجازة لموظف، بل يكون مصيرها الرفض.
على ذلك، فإن على الموظف أن يحرص على أن تكون رسالته رسمية وقانونية، وباللغة المستخدمة في مؤسسة العمل، التي لن تتعدى اللغة العربية أو اللغة الإنجليزية؛ لأن ذلك يُسهم في رسم صورة إيجابية عن الموظف، ويبين مدى حرصه واهتمامه بمهام العمل.
هذا الاهتمام من قِبَل الموظف باستخدام الإيميل في طلب الإجازة، لا بد أن يعززه ويسانده صياغة البريد الإلكتروني بطريقة احترافية ومهنية، الأمر الذي يعكس صورة إيجابية عن الموظف، فالإيميل بهذا الشكل مصيره القبول، طالما أن نوع إجازته قابلة للموافقة.
كذلك من الضروري أن يكون الإيميل الخاص بالموظف يحمل اسمًا رسميًّا، ويخلو من الألقاب، أو الكلمات غير المفهومة أو المستعارة؛ لأن الإيميل من هذا النوع يدل على أن صاحبه عبارة عن شخص واعٍ، ويملك ثقافة عالية.
لمزيد من المعلومات اضغط على هذا الرابط: صيغة طلب اجازة
طريقة كتابة ايميل طلب اجازة
في هذا المحور من ايميل طلب اجازة، نتطرق إلى كيفية كتابة إيميل طلب إجازة، وهذه الطريقة لا بد أن تكون بشكل تسلسلي ومنطقي؛ إذ يجب الأخذ في الاعتبار مجموعة من القواعد، التي تتمثل فيما يأتي:
القاعدة الأولى: عند القيام بكتابة عنوان الإيميل في خانة العنوان، مثل: كتابة إيميل طلب إجازة سنوية، يجب عدم نسيانه وترك خانته فارغة؛ لأن الرسائل الفارغة يتم إحالتها إلى ما يسمى “صندوق البريد العشوائي”؛ إذ يجب على صاحب الإيميل إذا كان طلب إجازة الراغب في الحصول عليها قصير جدًّا، أن يقوم بكتابة طلب الإجازة كاملًا في العنوان، مع ضرورة إضافة الاختصار التالي “EOM” وذلك آخر إيميل طلب الإجازة.
القاعدة الثانية: الحرص على إيجاز رسالة ايميل طلب اجازة، وأن تكون واضحة وموجزة ومختصرة، وأن تتضمن كل الظروف والأسباب التي أدت إلى إرسال إيميل طلب اجازة، ويُشترط في ذلك أن يكون بشكل محترف ومهني، وهذا يتطلب استخدام جمله قصيرة في الخطاب، وأن يتم ترك مسافات مناسبة بين أسباب إرسال ايميل طلب اجازة، ويجب الحذر من دمج جميع الأسباب في قالب واحد.
القاعدة الثالثة: يجب على الموظف عند إرسال إيميل طلب اجازة، أن يستخدم أسلوبًا جذابًا، وتنسيقًا مبتكرًا، وعبارات رنانة. هذا من ناحية، ومن الناحية الأخرى لا بد أن يكون ملمًّا وماهرًا في انتقاء الألفاظ البديعة، وبلاغتها الواضحة على أن تكون الكتابة في ضوء هذه الخطوات:
- بدء ايميل طلب اجازة بالبسملة (بسم الله الرحمن الرحيم).
- الإشارة إلى الجهة المعنية باستقبال الإيميل.
- توجيه التحية المناسبة إلى الجهة المعنية باستقبال ايميل طلب اجازة، وعادة تكون تحية الإسلام (السلام عليكم ورحمة الله وبركاته) مع إضافة “تحية طيبة وبعد”.
- تقديم الشكر والتقدير والثناء إلى مؤسسة العمل، والدعاء لها بالتوفيق.
- توضيح الأسباب التي أدت إلى إرسال ايميل طلب اجازة، مع إنهاء ايميل طلب اجازة بجمل وعبارات بديعة توجز كل ما تمت الإشارة إليه في سطر واحد.
- تذييل ايميل طلب اجازة بالمعلومات الشخصية للموظف، وتتضمن: الاسم الكامل، والرقم الوظيفي، والمسمى الوظيفي، وتاريخ تقديم الإيميل، والتوقيع.
القاعدة الرابعة: يجب على الموظف عند كتابة ايميل طلب اجازة، أن يراعي مدى شعور المستلم، وأن يتوقع ردة فعله عند تسلم محتوى الإيميل، وهذا يتطلب من الموظف أن يتفنن في اختيار كلماته بشكل محترف وراقٍ.
القاعدة الخامسة: قبل ضغط زر إرسال إيميل طلب الإجازة، يجب التأكد من خلو الإيميل من الأخطاء الاملائية والنحوية، والجمل الركيكة، والألفاظ المكررة، وهذ يمثِّل تعبيرًا عما يتمتع به الموظف من مستوى علمي كبير، ومستوى احترافي في الكتابة.
القاعدة السادسة: يجب عدم القيام بإرسال إيميل طلب الإجازة إلا في الضرورة القصوى، وذلك عندما يكون المريض لا يستطيع الذهاب إلى مقر عمله.
بعد أن سردنا لكم بالشرح الموجز مجموعة القواعد التي يجب اتباعها والأخذ بها عند كتابة إيميل طلب إجازة؛ بهدف الخروج برسالة إيميل تحمل صفة القوة والرصانة والقيمة التأثيرية في جهات العمل، نتناول معكم عددًا من النماذج التطبيقية الشارحة لكيفية كتابة إيميل طلب إجازة بشكل عملي، وهو الأمر الذي حرصنا عليه من خلال هذا المقال؛ لتقديمه لكم بصورة سلسة وممتعة وجذابة، فإلى تلك النماذج التي خصصنا لها عددًا من المحاور اللاحقة.
طلب اجازة عن طريق الايميل
بسم الله الرحمن الرحيم
السيد الفاضل/ ……. مدير شركة/ ….. التنموية
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته،
تحية طيبة، وبعد:
الموضوع/ ايميل طلب اجازة
يسعدني أن أضع بين يديكم هذا الإيميل، وهو عبارة عن إيميل طلب اجازة طارئة؛ الذي أرغب من خلاله في الحصول على موافقتكم على منحي إجازة، وذلك نظرًا لحاجتي الماسَّة إلى ذلك.
إذ إني أعاني من ظروف عائلية قهرية وملزمة، لما يعانيه والدي من أزمة صحية، نتيجة لإصابته بحادث عمل أدى إلى كسر في قدمه اليمنى، وإثر ذلك أخضعناه للعناية المركزة بالمستشفى -مرفقًا لكم كل التقارير الطبية- التي تؤكد صحة كلامي وتثبته، مع إفادة من قبل المستشفى أيضًا.
لقد أرسلت لكم هذا الإيميل، الذي أطلب فيه الموافقة على الطلب، وظني بالله كبير على موافقتكم.
خالص تقديري وشكري لكم، والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
مقدم الطلب/ …………
الرقم الوظيفي/ …………
محل الإقامة/ …………
رقم الهاتف/ ………..
تاريخ تقديم الطلب/ …………
التوقيع/ ………….
خطاب طلب اجازة
عند تقديم ايميل طلب اجازة، لا بد من الحرص على صياغة الرسالة بالشكل الصحيح، وأن تكون مميزة وجذابة.
الأهم من ذلك كتابة كل البيانات المتعلقة بالموظف بالشكل الصحيح؛ حتى يحظى هذا الموظف بالموافقة على طلبه، فضلًا عن تحديد نوع الرسالة في هذا النموذج، مع الإشارة إلى عدد الأيام المسموح بها بأخذ إجازة.
كذلك يجب على الموظف الالتزام بعدد الأيام التي سُمح له الغياب فيها على أن يعود لمباشرة العمل في الوقت المحدد، وألا يتأخر أو يماطل في الإجازة، لكيلا يتم الخصم من مرتبه أو يتم إيقافه عن العمل لا سمح الله.
معروض طلب اجازة
الموضوع: ايميل طلب اجازة
بسم الله الرحمن الرحيم
السيد الموقر/ …….. مدير مؤسسة/ …….
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته،
تحية طيبة، أما بعد:
أرجو من سيادتكم الموافقة على طلبي بالحصول على إجازة سفر إلى خارج البلاد، وذلك اعتبارًا من تاريخ …/ …./ … على أن أعود لمباشرة عملي في تاريخ …/ …./ …
مع خالص تحياتي لكم، والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
مقدم الطلب/ …………
الرقم الوظيفي/ …………
محل الإقامة/ …………
رقم الهاتف/ ………..
تاريخ تقديم الطلب/ …………
التوقيع/ ………….
لمزيد من المعلومات اضغط على هذا الرابط: خطاب طلب اجازة سنوية
نموذج طلب اجازة
بسم الله الرحمن الرحيم
السيد المحترم/ ……… مدير مؤسسة/ …….
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته،
تحية طيبة، أما بعد:
الموضوع/ ايميل طلب اجازة
أتقدَّم إليكم سيدي الكريم بطلب الحصول على إجازة مرضية، وذلك اعتبارًا من تاريخ ../ …./ … على أن أعود لمباشرة عملي في تاريخ …/ …./ …؛ وذلك للأسباب التالية/ …….. (سرد تلك الأسباب والظروف بشكل مختصر).
أرجو من سيادتكم تفهم الوضع الصعب الذي أمر به، والموافقة على طلبي، السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
مقدم الطلب/ …………
الرقم الوظيفي/ …………
محل الإقامة/ …………
رقم الهاتف/ ………..
تاريخ تقديم الطلب/ …………
التوقيع/ ………….
بهذا النموذج التطبيقي نصل إلى نهاية مقالنا “ايميل طلب اجازة” الذي تعرفنا فيه إلى مجموعة الخطوات النظرية والقواعد التي يجب اتباعها عند كتابة رسالة من هذا النوع، إضافة إلى طرق تقديمه، ودعم المعلومة النظرية بشكل عملي.
نحن على استعداد تام لتزويدكم بكل خدماتنا المكتوبة، التي تشمل معاريض مؤثرة ونماذج حصرية، يمكنكم الحصول عليها من خلال تواصلكم معنا عبر تطبيق واتساب على هذا الرقم: (0556663321).
