تسهم كتابة الخطابات الرسمية في تقديم العديد من الخدمات، والتي تساعد المواطنين في الحصول على العديد من المعالجات الضرورية والمهمة، للقضايا والأزمات التي تواجههم في مختلف شؤون الحياة.

ولا شك أن الخطاب الرسمي يحظى بأهمية كبيرة من لدن المواطنين في عموم البلد، والذين يبحثون عن كيفية القيام بصياغته وتحريره، ونحن هنا بدورنا على موقع صيغة دوت كوم، نوفر لكم مقالنا لهذا اليوم عن: كتابة الخطابات الرسمية.

حيث نسرد فيه أهمية كتالة الخطاب الرسمي، والخطوات النظرية التي لا بد من اتباعها عند كتابة الخطابات الرسمية، ونعزز المقال بعدد من النماذج التطبيقية الشارحة، والتفاصيل المهمة والضرورية التي تجدونها في شتى زواياه، وما عليكم سوى مواصلة القراءة حتى نهاية المقال.

لا تفوتكم فرصة الحصول على خدماتنا الحصرية والمتنوعة، وأفكارنا الجديدة والمبتكرة، والتي نقدمها لكم بأسعارنا التنافسية، وجودتنا في تحرير وتنفيذ الطلبات بمختلف أنواعها.

وللحصول على خدمة كتابة الخطابات الرسمية يمكنكم طلب الخدمة مباشرة من خلال التواصل معنا على هذا الرقم: (0556663321)

كتابة الخطابات الرسمية

في مستهل مقالنا عن كتابة الخطابات الرسمية نتطرق إلى الأهمية التي يرتكز عليها هذا الخطاب؛ وذلك لأنه عبارة عن رسالة أو جواب يقوم الشخص بإرساله إلى جهة مختصة بالرد عليه، ومساعدة في معالجة ما يعانيه من ظرف.

وتتعدد أنواع كتابة الخطابات الرسمية، والتي يأتي في مقدمتها الخطابات الرسمية إلى الجهات الحكومية، والتي تقودنا إلى تعريف الخطاب الحكومي الرسمي بأنه بمثابة الخطاب الذي تتم عملية تحريره بطريقة رسمية، ويتقدم به الشخص إلى الجهات الرسمية الحكومية؛ بهدف الحصول على مساعدة مالية أو طلب وظيفة أو طلب الحصول على ترقية في المنصب أو الوظيفة.

ومن ناحية أخرى فإنه يمكن استخدام الخطاب الرسمي؛ بهدف الحصول على خدمة معينة أو الموافقة على طلب معين، ويتم في العادة القيام بعملية اتباع بعض الخطوات النظرية التي يرتكز عليها كتابة الخطاب بطريقة رسمية وتتسم بالإبداع والتميز، ولا سيما الخطابات الرسمية التي يتم إرسالها إلى الجهات الرسمية الحكومية.

ومن هنا يأتي أهمية كتابة الخطابات الرسمية الذي يمكننا الاستعانة به والاستفادة منه بالدرجة الأولى.

كتابة خطاب رسمي

إن تعدد أنواع الخطابات الرسمية أكسبها أهمية كبيرة؛ حيث إنها تصلح لتقديمها للعديد من الجهات الرسمية التي لا بد أن تحظى بكرم الاطلاع ومعالجة ما تضمنه الخطاب من تفاصيل لأزمة أو قضية معينة.

فعلى سبيل المثال يمكن استخدام كتابة الخطابات الرسمية؛ من أجل الحصول على مساعدة مالية؛ حيث إن هذا الخطاب الرسمي يتم تقديمه إلى الجهات الحكومية مثل الديوان الملكي أو الملك أو ولي العهد، أو إلى المكتب الخاص بأحد أمراء المملكة الذين يقدمون المساعدات المالية المتعددة، أو إلى مكاتب إحدى الجمعيات الخيرية.

وفي حال إن كانت كتابة الخطابات الرسمية فيما يخص طلب الحصول على إعفاء من قرض البنك، فيمن تقديم الخطاب من هذا النوع إلى الملك، أو إلى إدارة البنك؛ حيث إن الملك يقف في مثل هذه الأمور إلى جانب المواطنين.

أما في حال إن كان كتابة الخطابات الرسمية؛ من أجل الحصول على وظيفة، فلا بد من تقديم هذا الخطاب الرسمي إلى الملك أو إلى الديوان الملكي أو إلى إحدى الوزارات السعودية أو إلى إدارة الشركة أو المؤسسة؛ حيث إن خطاب مثل هذا النوع لا بد أن يتم تقديمه وفق ما هو متاح له، وذلك الأمر يرتكز بالدرجة الأساس على المؤهل العلمي الذي يحمله الشخص الباحث عن الحصول على وظيفة.

إن تعدد أنواع الخطابات الرسمية يعني كثرة الباحثين عنها، وهذا الأمر يتطلب منا أن نقوم بالإشارة إلى مجموعة الخطوات النظرية التي تحتل أهمية كبيرة من لدن الباحثين عنها، وتتلخص تلك الخطوات فيما يأتي:

  • الخطوة الأولى: لا بد في بداية كتابة الخطابات الرسمية من القيام بعملية تدوين البسملة “بسم الله الرحمن الرحيم” فالبسملة عبارة عن تعبير وجداني وراق، ويعبر عن مدى الانتماء إلى الدين الإسلامي.
  • الخطوة الثانية: تحديد الجهة المختصة باستقبال معروض كتابة الخطابات الرسمية مثل: الأخ مدير التوظيف في وزارة التعليم.
  • الخطوة الثالثة: لا بد في هذه الخطوة من توجيه التحية بشكل مناسب ومهذب إلى الجهة المعنية باستقبال كتابة الخطابات الرسمية، وعادة ما تكون صيغة التحية بـ”السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، تحية طيبة، أما بعد”؛ فالتحية مرسال وصال بين المُرسل والمتلقي.
  • الخطوة الرابعة: من الضروري القيام بتحديد موضوع كتابة الخطابات الرسمية بطريقة مختصرة وواضحة، مثل: الموضوع: خطاب لغرض طلب نقل.
  • الخطوة الخامسة: تقديم خالص عبارات الشكر والتقدير إلى الجهة المختصة باستقبال كتابة الخطابات الرسمية، مع ضرورة الحرص على الإشادة والثناء بجهود تلك الجهة التي تعمل على تذليل ما يواجه المواطنين من صعوبات وأزمات.
  • الخطوة السادسة: تخصيص هذه الفقرة لشرح وتوضيح الأسباب التي أدت إلى كتابة الخطابات الرسمية، والتي لا بد أن يتم فيها مراعاة أن يكون الخطاب دقيقًا وواضحًا في وصف الطلب.
  • الخطوة السابغة: خاتمة كتابة الخطابات الرسمية لا بد أن تتضمن التنبيه للجهة المختصة باستقبال الخطاب بضرورة الموافقة على ما ورد في الطلب، وكذلك تقديم الدعاء والتحية إلى تلك الجهة.
  • الخطوة الثامنة: الإشارة في نهاية كتابة الخطابات الرسمية إلى المعلومات الشخصية لمقدم الخطاب، والتي تتضمن ما يأتي: الاسم، ورقم الهوية الوطنية، ورقم الهاتف المحمول، ورقم الهاتف المنزلي، والبريد الإلكتروني، وعنوان السكن، وتاريخ تقديم الخطاب، والتوقيع أو البصمة.
  • الخطوة التاسعة: من الضروري أن تتم في هذه الخطوة تعزيز كتابة الخطابات الرسمية بمجموعة من الأوراق والمستندات الضرورية والمهمة، والتي تؤكد صحة ما ورد في ثنايا الخطاب من معلومات.

أخيرًا لا بد عند القيام بعملية كتابة الخطابات الرسمية، أن يتم الأخذ بمجموعة من الإجراءات الفنية، والتي تضفي على الخطاب أناقة ودقة وجمالًا، وتتلخص تلك الإجراءات فيما يأتي:

  • لا بد في أول الأمر أن تتم طباعة الخطاب الرسمي على ورق أبيض أو أصفر سادة، وفي الوقت نفسه واضحًا وأنيقًا، أو ورق يحتوي على الشعار الخاص بالجهة المختصة، ويمنع القيام بعملية الرسم أو القيام بوضع أشكال في الخطاب الرسمي؛ حتى يبدو الخطاب أكثر قوة ورصانة.
  • من الضروري أن تتم عملية كتابة الخطاب الرسمي ببرنامج Word، وأن يكون نوع الخط المستخدم في كتابة الخطاب الرسمي هو خط Arial الذي يعتبر أحد الخطوط الرسمية المعتمدة في كتابة الخطابات الرسمية، وأن يكون حجم الخط 16.
  • لا بد عند كتابة الخطاب الرسمي بخط اليد أن تتم كتابته بالقلم الأزرق؛ وذلك من أجل أن تتم عملية تمييز الأصل عن الصورة بعد ذلك.
  • من الضروري أن يتم تنسيق المسافات بين الأسطر في الخطاب الرسمي ونصف سنتيمتر.
  • لا بد أن تكون كتالة الخطاب الرسمي في منتصف الورقة المخصصة لكتابة الخطاب، مع ضرورة الحرص على عدم وضع البراويز.

طريقة كتابة خطاب رسمي

بسم الله الرحمن الرحيم

سعادة الأستاذ الفاضل مدير شركة……..

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

تحية طيبة، أما بعد:

الموضوع: خطاب رسمي طلب نقل

أتوجه إليكم سيدي الكريم بخالص عبارات الشكر والتقدير والامتنان على ما تقدمون به على من جهود كبيرة في سبيل النهوض بالشركة.

وبالإشارة إلى الموضوع أعلاه، فإنني أضع بين يديكم هذا الطلب، وهو طلب الحصول على الموافقة بالنقل إلى فرع الشركة في منطقة…..، حيث إنني أرغب في الانتقال إلى هذا الفرع المذكور؛ رغبة مني في الاستقرار إلى جانب أهلي.

وأود إحاطتكم علمًا بأنني أصبح ليَّ الآن خمس سنوات، وأنا أعمل في هذا الفرع، وأتحمل عناء السفر كل يوم، فأرجو أن تتكرموا بالموافقة على طلب النقل، وجزاكم الله خير الجزاء، والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته.

الاسم/……….

رقم الهوية الوطنية/………..

رقم الهاتف المحمول/………..

رقم الهاتف الأرضي/…………..

البريد الإلكتروني/………

عنوان السكن/………….

تاريخ تقديم الخطاب/……..

التوقيع أو البصمة/……..

فن كتابة الخطابات الرسمية pdf

يعتبر فن كتابة الخطابات الرسمية من أهم أنواع الفنون التي تختص بتحرير الخطابات الإدارية التي لها دورها الريادي في كتابة وتحرير الخطاب الرسمي وفق أحدث الطرق وأرصنها.

حيث إن الخطاب الرسمي يعتبر من أهم وسائل الإعلان التي يتم استخدامها للإعلان عن أمر ما، ولا سيما عندما يتم تقديم الخطاب بخصوص الحصول على مساعدة مالية، أو الحصول على منحة دراسية، أو طلب الحصول على مساعدة لسداد قرض.

وبطبيعة الحال فإن الخطابات الرسمية تتعلق بالجوانب الوظيفية، ومن الأمور التي لا بد أن يتم الأخذ بها في كتابة الخطابات الرسمية الدقة والوضوح في ألفاظ الخطابات، فضلًا عن تحري الصدق في المعلومات والبيانات التي تضمنها الخطاب، وأن يتم تعزيز الخطاب بما يعززه من أوراق ومستندات ضرورية ومهمة.

ومن الضروري عند كتابة الخطاب الرسمي أن يتم الابتعاد عن الألفاظ التي تتسم بالعاطفة، وأن يتم اتخاذ الأسلوب التقريري المُقنع، والذي له تأثيره الإيجابي على الجهات المختصة، ويهدف إلى شرح وتوضيح الموضوع الذي تطرق إليه الخطاب الرسمي ويرغب صاحبه أن يحصل له على حل.

ومن زاوية أخرى فإنه من الضروري عند صياغة وتحرير الخطاب الرسمي أن يكون متسلسل الأفكار، ومنطقي العرض والتحليل، ولا يتم الانتقال من توضيح فكرة في ثنايا الخطاب إلا بعد تغطيتها بالكامل.

اقرأ أيضًا: خطوات كتابة خطابات وزارة الصحة وطرق تقديمها 2022

طريقة كتابة خطاب رسمي للمدير

نود أن نشير في هذا المحور الأخير إلى أنه عند كتابة خطاب رسمي للمدير لا بد أن تتم كتابة هذا الخطاب بطريقة رسمية وقانونية، ولها القدرة على الإقناع والتأثير، فضلًا عن ضرورة كتابة الخطاب الرسمي إلى المدير باللغة العربية الفصحى، وأن يتم التأكد من خلو الخطاب من الأخطاء الإملائية والنحوية واللغوية، وكذلك التأكد من احتوائه على جميع المعلومات التي لا بد منها؛ حتى يكون خطابًا رسميًا مكتمل الأركان والمواصفات.

كما أن هذا الخطاب لا بد أن يتم تقديمه إلى الجهات المختصة، وذلك وفق الطرق والوسائل التي تتيحها كل جهة؛ بهدف استقبال الخطابات الرسمية التي يتم إرسالها إليها.

بهذا نختم معكم مقالنا لهذا اليوم عن: كتابة الخطابات الرسمية، تعرفنا معكم فيه على أهمية كتابة الخطابات الرسمية، وتطرقنا إلى مجموعة الخطوات النظرية التي لا بد من اتباعها عند كتابة الخطابات الرسمية، وكذلك تعرفنا على أهم الإجراءات الفنية التب يتم اتباعها عند كتابة الخطاب الرسمي، وعززنا المقال بنموذج تطبيقي شارح، وتطرقنا إلى فن كتابة الخطابات الرسمية، وكيفية كتابة خطاب رسمي وتقديمه إلى المدير.

لا تفوتكم فرصة الحصول على خدماتنا الحصرية والمتنوعة، وأفكارنا الجديدة والمبتكرة، والتي نقدمها لكم بأسعارنا التنافسية، وجودتنا في تحرير وتنفيذ الطلبات بمختلف أنواعها.

وللحصول على خدمة كتابة الخطابات الرسمية يمكنكم طلب الخدمة مباشرة من خلال التواصل معنا على هذا الرقم: (0556663321)