كتابة خطابات رسمية تساعد المواطنين على تقديم طلباتهم المتعددة إلى الجهات الرسمية في المملكة العربية السعودية، وتسهم في سهولة إرسال تلك الخطابات من خلال الوسائل التي تتيحها الجهات الرسمية؛ لغرض استقبال تلك الطلبات وإعادة النظر فيها ومعالجتها وفقًا لما تتضمنه من أهداف وأغراض.
ونحن هنا بدورنا في موقعنا صيغة دوت كوم نتطرق معكم في مقالنا لهذا اليوم عن: كتابة خطابات رسمية.
حيث تطرقنا إلى أهمية هذا الخطاب الرسمي، والخطوات النظرية التي لا بد من الأخذ بها عند كتابة خطابات رسمية، وعززنا المقال بعدد من النماذج التطبيقية الشارحة، وغير ذلك من التفصيلات المهمة والضرورية التي تجدونها في ثنايا المقال.
لا تفوتكم فرصة الحصول على خدماتنا الحصرية والمتنوعة، وأفكارنا الجديدة والمبتكرة، والتي نقدمها لكم بأسعارنا التنافسية، وجودتنا في تحرير وتنفيذ الطلبات بمختلف أنواعها.
وللحصول على خدمة كتابة الخطابات الرسمية يمكنكم طلب الخدمة مباشرة من خلال التواصل معنا على هذا الرقم: (0556663321)
جدول المحتويات
كتابة خطابات رسمية
تعتبر كتابة خطابات رسمية من الخطابات التي يبحث عنها الكثير من الأشخاص؛ لغرض الحصول على تحقيق ما يرغبون في تحقيقه، سواء المساعدات المالية، أو الحصول على الموافقة بسداد دين، أو الحصول على درجة وظيفية، أو طلب الحصول على ترقية في المنصب.
ومن زاوية أخرى فإنه يمكن استخدام الخطاب الرسمي بهدف الحصول على خدمات معينة؛ حيث إن هذا الأمر أكسب كتابة خطابات رسمية أهمية كبيرة من لدن الجهات المختصة، فعلى سبيل المثال إذا كان الخطاب الرسمي من أجل التقديم على ترقية فإنه لا بد من تقديم الخطاب إلى مدير المؤسسة، او مدير شؤون الموظفين.
وفي حال إن كان الخطاب الرسمي من أجل الحصول على مساعدة مالية فإن الخطاب يتم تقديمه إلى الديوان الملكي، أو مكاتب الأمراء، وغيرها من الجهات الرسمية في الدولة.
وهكذا فإن لكل خطاب رسمي هدفه وأغراضه التي تم تحريره من أجل تحقيقها، ولا بد أن يكون الخطاب الرسمي مكتوبًا بطريقة مؤثرة وقوية.
طريقة كتابة خطابات رسمية
لا بد عند القيام بعملية كتابة خطابات رسمية من التعرف على مجموعة الخطوات النظرية التي من الضروري أن يتم الأخذ بها للخروج بخطاب رسمي وقوي، وتتلخص تلك الخطوات في النقاط الآتية:
- الخطوة الأولى: استهلال كتابة خطابات رسمية بالبسملة “بسم الله الرحمن الرحيم” فالبسملة بمثابة التعبير الراقي والوجداني، والذي يمثل دليلًا واضحًا على مدى الانتماء إلى الهوية الإسلامية.
- الخطوة الثانية: العمل على تحديد الجهة المختصة باستقبال معروض كتابة خطابات رسمية مثل: الأخ مدير التوظيف في وزارة التجارة.
- الخطوة الثالثة: لا بد في هذه الخطوة من القيام بعملية توجيه التحية المناسبة إلى الجهة المعنية باستقبال كتابة خطابات رسمية، وعادة ما تكون صيغة التحية بـ”السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، تحية طيبة، أما بعد”.
- الخطوة الرابعة: القيام بتحديد موضوع كتابة خطابات رسمية بطريقة مختصرة ودقيقة، مثل: الموضوع: كتابة خطاب رسمي لطلب الحصول على وظيفة.
- الخطوة الخامسة: تخصيص هذه الخطوة لتقديم خالص عبارات الشكر والتقدير إلى الجهة المختصة باستقبال كتابة خطابات رسمية، مع ضرورة أن يتم الحرص على الإشادة والثناء بجهود تلك الجهة التي تعمل على تذليل الصعوبات أمام المواطنين.
- الخطوة السادسة: تخصيص هذه الفقرة للقيام بعملية شرح وتوضيح الأسباب والظروف التي أدت إلى كتابة خطابات رسمية، والتي لا بد أن يتم فيها العمل على مراعاة أن يكون الخطاب دقيقًا وواضحًا في وصف الطلب، وأن يتم الاختصار، وعدم الإطالة؛ لأن الإطالة تؤدي إلى ملل القارئ.
- الخطوة السابعة: لفت نظر الجهة المختصة باستقبال كتابة خطابات رسمية بضرورة الموافقة على الخطاب، وتوجيه الدعاء والتحية لها مرة أخرى.
- الخطوة الثامنة: تذييل كتابة خطابات رسمية بالمعلومات والبيانات الشخصية لمقدم الخطاب، والتي تتضمن ما يأتي: الاسم، ورقم الهوية الوطنية، ورقم الهاتف المحمول، ورقم الهاتف المنزلي، والبريد الإلكتروني، وعنوان السكن، وتاريخ تقديم الخطاب، والتوقيع أو البصمة.
- الخطوة التاسعة: لا بد من القيام في هذه الخطوة بتعزيز كتابة خطابات رسمية بالأوراق والمستندات الرسمية التي تؤكد صحة المعلومات التي وردت في ثنايا الخطاب.
- الخطوة العاشرة: لا بد من كتابة خطابات رسمية بخط الكمبيوتر، ويكون نوع الخط المستخدم في كتابة الخطاب الرسمي هو خط Arial الذي يعتبر أحد أهم الخطوط الرسمية المعتمدة في كتابة الخطابات الرسمية، وأن يكون حجم الخط 14 أو 16.
كيفية كتابة خطابات رسمية
وفي هذا المحور نتطرق إلى نموذج تطبيقي شارح عن كتابة خطابات رسمية، وذلك على النحو الآتي:
بسم الله الرحمن الرحيم
سعادة الأستاذ الفاضل مدير مؤسسة……..
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
تحية طيبة، أما بعد:
الموضوع: خطاب رسمي لطلب وظيفة
أتوجه إليكم سيدي الكريم بموفور عبارات الشكر والتقدير والامتنان على ما تقدمون به من جهود كبيرة في سبيل النهوض بالمؤسسة.
وبالإشارة إلى الموضوع أعلاه، فإنني أضع طلبي هذا بين يديكم، وهو طلب الحصول على وظيفة في مؤسستكم الموقرة؛ حيث إنني أرغب في الحصول على وظيفة في هذه المؤسسة؛ وذلك لحاجتي الماسة للحصول على وظيفة؛ حيث إنني أعمل تحت التجربة لأكثر من سنة.
وأود إحاطتكم علمًا بأنني حصدت درجات متقدمة في تقييم الأداء الوظيفي في المؤسسة، وأرفقت لكم كل شهادات التقييم التي حصلت عليها، وكذلك مؤهلاتي العلمية، وسيرتي الذاتية.
أرجو أن تتكرموا بالموافقة على طلبي بالحصول على وظيفة، وجزاكم الله خير الجزاء، وأسأل الله لكم التوفيق والسداد، والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
الاسم/……….
رقم الهوية الوطنية/………..
رقم الهاتف المحمول/………..
رقم الهاتف الأرضي/…………..
البريد الإلكتروني/………
عنوان السكن/………….
تاريخ تقديم الخطاب/……..
التوقيع أو البصمة/……..
كتابة خطابات إدارية
يُمكننا في هذا المحور من كتابة خطابات رسمية أن نتطرق إلى كتابة خطابات إدارية؛ حيث إن الخطاب الإداري يعتبر إحدى الرسائل التي يتم تبادلها في داخل المنشأة بشكل رسمي؛ حيث يتم القيام بعملية تبادل هذه الرسائل بين الموظفين وبعضهم البعض، وبين الموظفين والمديرين في مؤسسات العمل المختلفة.
ومن ناحية أخرى فإن الخطاب الإداري كان في السابق يحمل الشكل الورقي المتعارف عليه فقط؛ في حين أنه في الوقت الحالي اتخذت الخطابات الإدارية الطابع الإلكتروني الذي ترك لمسته وإضافته الأنيقة عليها، وأصبح من الأشكال الرسمية والمهمة التي يتم الاعتماد عليها وإرسالها بواسطة البريد الإلكتروني؛ من أجل القيام بعملية تسليم الخطابات والرسائل الإدارية الرسمية.
أنواع الخطابات الإدارية الرسمية:
تتعدد أنواع الخطابات الإدارية الرسمية؛ نظرًا إلى تنوع الأنشطة والأغراض الخاصة بعملية القيام بإرسال مجموعة الخطابات والرسائل الإدارية في داخل الشركات ومؤسسات العمل المختلفة، فضلًا عن الإرسال بخصوص الحصول على درجات وظيفية؛ حيث أشار الخبراء في تخصص العلاقات العامة إلى عديد من أنواع الخطابات الإدارية، وتتمثل فيما يأتي:
النوع الأول: رسالة إدارية عامة:
تعتبر الرسائل الإدارية العامة من أهم الرسائل التي يتم إعدادها وإرسالها؛ بهدف العمل على تعزيز العلاقات بين الإدارات المختلفة في داخل مؤسسات العمل.
وتتضمن الرسائل الإدارية العامة الإشارة إلى بعض القرارات والمعلومات التي من الضروري أن يكون كل أفراد المؤسسة في مختلف الإدارات على معرفة وإلمام بها؛ حيث إن مضمون الرسالة الإدارية يكون متنوعًا من خلال الاستناد على الطرف المرسل إليه، لا سيما وأن إرسال رسالة إدارية عامة إلى موظف تختلف بشكل كبير عن الرسائل المُرسلة إلى المدير العام أو رؤساء الأقسام، وتختلف عن الرسائل التي يتم القيام بعملية إرسالها إلى أحد الأقسام في مؤسسة العمل، أو إلى عدد من الموظفين أو العاملين داخل المؤسسة دفعة واحدة، ولا بد من إرسالها بواسطة البريد الإلكتروني؛ حتى تسهل عملية الإرسال.
النوع الثاني: المذكرات الإدارية:
تحظى المذكرات الإدارية بدرجة كبيرة من الاهتمام والاستخدام في داخل مؤسسات العمل المتعددة؛ ولكنها تختلف عن الرسالة الإدارية من ناحية الحجم؛ حيث إن معظمها لا يزيد حجمها عن صفحة واحدة فقط، أما مضمون المذكرة الإدارية؛ فهو يكون متعلقًا بدرجة كبيرة إلى المهام اليومية التي يأتي في مقدمتها إعطاء أحد الموظفين أو رؤساء الأقسام مجموعة واسعة من المهام الواجبة التنفيذ أو القيام بعملية إرسال مذكرة؛ من أجل القيام بعملية التذكير ببعض الأحداث المهمة في داخل المؤسسة مثل مواعيد الاجتماعات وغيرها من الأمور الإدارية التي تتطلبها مؤسسة العمل.
النوع الثالث: التقارير الإدارية:
مما لا شك فيه أن التقارير الإدارية تعتبر من أهم صور الخطابات الإدارية التي يتم العمل بها في داخل المؤسسات سواء العامة منها أو الخاصة، وتدور هذه التقارير الإدارية حول موضوع أو حدث واحد فقط؛ حيث من الضرورية أن تتم معرفة طريقة كتابة تقرير إداري يتم فيه القيام بعملية شرح وتوضيح أهم التفاصيل والمعلومات المتعلقة بهذا الموضوع أو الحدث والعمل بالدرجة الأساس على إظهار أوجه الإيجابيات والسلبيات، وفي العادة فإن هذه التقارير يتم الاعتماد عليها؛ من أجل العمل على اتخاذ القرار النهائي والصحيح تجاه موضوع ما أو قضية لها علاقتها المباشرة بمسيرة العمل في داخل المؤسسة.
اقرأ أيضًا: كتابة الخطابات الرسمية مع أهم 9 خطوات لصياغتها 2022
خدمات كتابة خطابات إدارية
وفي هذا المحور الأخير من كتابة خطابات رسمية نتطرق إلى نموذج تطبيقي شارح عن كيفية كتابة خطاب إداري وذلك على النحو الآتي:
بسم الله الرحمن الرحيم
إلى السيد رئيس قسم التوظيف بشركة…….
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
تحية طيبة، أما بعد:
عنوان الرسالة: معروض من أجل الحصول على وظيفة بالشركة
يسرني ويسعدني أن ألتمس منكم سيدي الكريم طلب المساعدة بالحصول على وظيفة في الشركة، ولا سيما الوظيفة رقم ….. والتي تم الإعلان عنها في الصحيفة الرسمية بتاريخ……
وبعد أن اطلعت على تفاصيل الوظيفة وشروطها وجدت أنها تتناسب مع وضعي وخبراتي ومؤهلاتي العملية.
أرفقت لكم مع الخطاب نسخة من مؤهلاتي العلمية، وسيرتي الذاتية.
أرجو منكم أن تنظروا إلى خطابي بعين الاهتمام والمسؤولية، وأسأل الله لكم التوفيق والسداد، والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
الاسم….
رقم الهوية الوطنية….
رقم الهاتف المحمول….
رقم الهاتف المنزلي….
البريد الإلكتروني….
عنوان السكن….
تاريخ تقديم الخطاب….
التوقيع أو البصمة…..
بهذا نختم معكم مقالنا لهذا اليوم عن: كتابة خطابات رسمية، تعرفنا معكم فيه على أهمية كتابة الخطابات الرسمية، وتطرقنا إلى الخطوات النظرية التي لا بد من اتباعها عند كتابة خطاب رسمي، وعززنا هذه الخطوات بالنموذج التطبيقي الشارح، وتعرفنا على كتابة خطابات إدارية، وختمنا المقال بالتطرق إلى خدمة كتابة خطابات إدارية وذلك بنموذج تطبيقي شارح.
لا تفوتكم فرصة الحصول على خدماتنا الحصرية والمتنوعة، وأفكارنا الجديدة والمبتكرة، والتي نقدمها لكم بأسعارنا التنافسية، وجودتنا في تحرير وتنفيذ الطلبات بمختلف أنواعها.
وللحصول على خدمة كتابة الخطابات الرسمية يمكنكم طلب الخدمة مباشرة من خلال التواصل معنا على هذا الرقم: (0556663321)
