أعزاءنا القراء، يطيب لنا أن نواصل معكم التحليق في ميدان الكتابة الوظيفية، وفي يومنا هذا نوافيكم عبر موقعنا “صيغة” بمقال عن: نموذج محضر اجتماع.

حيث تناولنا فيه أهمية محضر اجتماع، والخطوات النظرية التي لا بد من اتباعها عند كتابة نموذج محضر اجتماع، والنصائح والاعتبارات والمعايير التي لا بد من الأخذ بها عند كتابة هذه النموذج، وعززنا المقال بعدد من النماذج التطبيقية الشارحة.

بإمكانكم أن تثقوا بنا تمام الثقة بأننا الأفضل، والأسرع في تسليم الخدمة، والأكثر تفهمًا لأوضاعكم، فلا تفوتكم فرصة الحصول على معاريضنا الاحترافية بشكل مدهش، وبأسعار تنافسية، وجودة أفضل.

وللحصول على خدمة (كتابة نموذج محضر اجتماع) يمكنكم طلب الخدمة مباشرة من خلال التواصل معنا على هذا الرقم: (0556663321)

نموذج محضر اجتماع

يعتبر نموذج محضر اجتماع من النماذج التي تهتم بها الشركات والمؤسسات، والتي بحاجة إلى عقد العديد من الاجتماعات، والتي لا بد أن يتم خلالها كتابة محاضر بعد الانتهاء منها؛ بهدف تلخيص المحتوى العام للاجتماع.

ويعتبر نموذج محضر اجتماع عبارة عن الصحيفة التي يتم فيها القيام بعملية تدوين الأحداث الخاصة بالاجتماع أو بالجلسة التي تمت، بالإضافة إلى القيام بعملية تدوين ما يتم مناقشته في الاجتماع.

وهناك صور عديدة عن نموذج محضر اجتماع، فالمحضر قد يكتب بصورة فورية وذلك أثناء الاجتماع، أو يتم من خلال القيام بعملية تسجيل صوتي فقط أو القيام بتسجيل صوت وصورة، وبعد انتهاء محضر الاجتماع يتم كتابة محضر الاجتماع من خلال تفريغ الكلام المُسجل على الورق.

ولا بد عند كتابة نموذج محضر اجتماع من اتباع مجموعة من النصائح التي تتلخص في عدد من النقاط، وهي كما يأتي:

  1. يمكن عند حضور محضر اجتماع من تحضير أدوات الكتابة، وهي قلم وأجندة؛ حتى يتم التمكن من تدوين الاجتماع بها.
  2. كما أنه يمكن تدوين الاجتماع من خلال الحاسب الشخصي الخاص بالمسؤول عن كتابة نموذج محضر اجتماع، ويجب أيضًا إحضار القلم ومفكرة صغيرة لكي يتم استخدامها في حالة أن تم حدوث عطل بجهاز الحاسوب.
  3. لا بد أثناء عقد الاجتماع من الجلوس على مقربة من مدير الاجتماع؛ حتى يتم تسجيل كل مفردات ومحاور الاجتماع.
  4. من الضروري أن يتم تسجيل الاقتراحات، وأسماء الأشخاص الذين قاموا باقتراحها؛ حيث لا بد أن يتم ذكر المقترح مع الشخص الذي اقترحه.
  5. لا بد من القيام بعملية تسجيل النقاط المهمة والرئيسية في الاجتماع، وذلك بالتسلسل حسب مناقشتها.
  6. من الضروري الانتباه بأن يتم تدوين محضر الاجتماع بصيغة الماضي لا بصيغة الحاضر.
  7. على كاتب نموذج محضر اجتماع أن يقوم بكتابة الاجتماع كما هو دون أن يتم وضع رأيه الشخصي إطلاقًا.
  8. كما أنه على كاتب المحضر ألا يقاطع المتحدث في الاجتماع باستمرار، وعدم قطع حديثه إلا في حال إن كان من الضروري أن يقوم بتوضيح أمر ما بحاجة إلى توضيح.
  9. لا بد من تدقيق نموذج محضر اجتماع بعد إكمال كتابته، وأن يتم الحرص على خلوه من الأخطاء الإملائية والنحوية واللغوية، وأن تنسيقه بطريقة صحيحة.
  10. من الضروري أن يتم وضع نموذج محضر الاجتماع في مكانه المخصص له في المؤسسة صاحبة الاجتماع، وأن يتم ترتيبه الأقدم فالأقدم.

ومما يجدر ذكره بأن هناك مجموعة من الطرق التي يمكن اتباعها عند كتابة نموذج محضر اجتماع، والتي تتلخص فيما يأتي:

  • من الضروري أن يتم بدء كتابة نموذج محضر اجتماع بتدوين البسملة “بسم الله الرحمن الرحيم”.
  • لا بد من إرداف ذلك بكتابة التاريخ الذي تم عقد الاجتماع فيه، والميعاد المقرر لانعقاد الاجتماع به بصورة دقيقة وواضحة، مع ضرورة الحرص على الالتزام بكتابة الساعة المراد انعقاد المحضر بها والدقيقة، فعلى سبيل المثال: على بركة الله تم عقد مجلس قسم ….. في تمام الساعة الحادية عشرة والربع صباحًا، وفي نهاية الاجتماع يتم تدوين: وقد انتهى الاجتماع في تمام الساعة الثالثة وعشر دقائق عصرًا.
  • من الضروري أن تتم الإشارة إلى اليوم الذي ينعقد فيه الاجتماع وتحديده بكل من اليوم والشهر والسنة.
  • الإشارة إلى كل أسماء الأشخاص المشاركين في الاجتماع المنعقد، وهذا يتم في الاجتماعات التي يكون فيها أعداد الحاضرين قليلة، بينما الاجتماعات الكبيرة التي عدد حضورها كبير فإنه يمكن القيام بعملية توزيع الأوراق على الحاضرين، وأن يسجلوا بها المعلومات والبيانات التي يرغبون في الحصول عليها.
  • لا بد من الإشارة إلى أسماء الغائبين عن نموذج محضر اجتماع، مع ضرورة الحرص على الإشارة إلى عذر كل منهم.
  • من الضروري قبل بدء الاجتماع أن تتم قراءة الموضوعات التي ستناقش في الاجتماع، والتي لا بد أن يتم مناقشتها واحدًا تلو الآخر حتى آخر موضوع.
  • قد يتطلب الأمر من كاتب محضر الاجتماع أن يقوم بقراءة المحضر السابق على الحاضرين؛ حتى يتم التعرف على الأمور التي استجدت وتم تعديلها، وحتى يتم متابعة المناقشة في الاجتماع الجديد.
  • لا بد من تدوين الملاحظات بطريقة موجزة ومختصرة، وألا يتم تدوين سوى المعلومات والبيانات المهمة فقط، والاكتفاء بعملية تدوين العناوين الرئيسية لها، حتى لا يتم بذل المجهود الكبير في الأمور التي ليس لها أي قيمة.
  • من الضروري أن تتم عملية إرفاق جميع التقارير الخاصة بمحضر الاجتماع.
  • لا بد أن تتم جميع الأمور التي تم تكليف المختص بكتابة المحضر بها من قبل المدير.
  • على الكاتب المختص بكتابة محضر الاجتماع أن يقوم بتدوين الطريقة التي تم من خلالها اتخاذ القرارات، فإن كان هناك التصويت على أحد الأمور والبعض صوت بالموافقة والآخرين صوتوا بالرفض؛ فعلى المختص أن يقوم بتسجيل عدد الأصوات التي وافقت على الموضوع، وعدد الأصوات التي رفضت أو اعترضت، أو التزمت بالتصويت.
  • في النهاية عليك تسجيل القرار النهائي الذي تم الاتفاق عليه.
  • لا بد من القيام بتدوين الموعد المقرر، والذي لا بد أن ينتهي فيه الاجتماع المحدد، وأن يتم استكمال تدوين جميع البيانات والمعلومات الناقصة عقب نهاية الاجتماع.
  • لا بد أن يتم التأكيد على محضر الاجتماع، وذلك من وراء وجود جميع المستندات والأوراق المراد توافرها مع الاجتماع.

 نموذج محضر اجتماع مدرسي جاهز

في هذا المحور من نموذج محضر اجتماع نتطرق إلى نماذج تطبيقية شارحة عن محاضر نماذج الاجتماع، والتي نسردها لكم فيما يأتي:

النموذج الأول:

بسم الله الرحمن الرحيم

على بركة تم عقد اجتماع أولياء الأمور والمعلمين للفصل الدراسي، وذلك في يوم….. وبتاريخ….. للعام الدراسي…….، وكان ذلك بحضور رئيس مجلس أولياء الأمور الأخ الأستاذ………. ونائبه………….. والأعضاء وهم:

  1. ………..
  2. …………
  3. ………….
  4. ………….
  5. ………..

وكان عدد الحاضرين من أولياء الأمور عددهم ….. أب، ……….. أم.

وبلغ إجمالي نسبة الحضور………%

في حين أن عدد تلاميذ المدرسة بلغ…… تلميذًا.

ومن الضيوف الذين حضروا محضر الاجتماع:

  • ………………………………….
  • ………………………………….
  • …………………………………
  • …………………………………

وناقس الاجتماع عديدًا من الأمور التي قاموا بمناقشتها في الاجتماع، وهي:

  1. ……………………..
  2. …………………….
  3. ……………………
  4. …………………..
  5. ……………………

اسم المقرر…….. توقيعه………..

مدير المؤسسة………. توقيعه…………

النموذج الثاني:

بسم الله الرحمن الرحيم

على بركة الله تم عقد اجتماع مدرسة………. وذلك تحت إشراف مدير المدرسة… بتاريخ/../….. الموافق يوم……. في تمام الساعة….. صباحًا، وقام بحضور الاجتماع كل مما يأتي:

  1. ………….
  2. ………….
  3. ………
  4. …………
  5. ………….
  6. …………
  7. ………….
  8. ………..

وقد تخلف عن حضور الاجتماع بسبب ظروف خاصة كل من:

  1. …………..
  2. …………..
  3. ……………..
  4. …………….

وتمت مناقشة العديد من النقاط المهمة والضرورية والتي من خلالها يرغب المجتمعون نحو تطوير المدرسة نحو الأفضل، وتتلخص تلك النقاط فيما يأتي:

  1. …………..
  2. …………..
  3. ……………..
  4. …………….

وفي ختام محضر الاجتماع تم التوصل إلى ما يأتي:

  1. …………..
  2. …………..
  3. ……………..
  4. …………….
  5. …………..
  6. ……………

وقد تم الانتهاء من الاجتماع في تمام الساعة…… وبهذا تم ختم المحضر.

توقيع المدير……….

توقيع المشرف على تقرير محضر الاجتماع…………….

ختم المدرسة…………..

نموذج محضر اجتماع جاهز

وفي هذا المحور نعرض إليكم نموذج محضر اجتماع جاهز، وذلك على النحو الآتي:

بسم الله الرحمن الرحيم

إنه في يوم………. وتاريخ…./…./…. تم عقد محضر اجتماع، وذلك تحت إشراف………، وبحضور الأعضاء:

  1. …………..
  2. …………..
  3. ……………..
  4. …………….
  5. …………..
  6. ……………
  7. …………..
  8. ………….
  9. ………….

واعتذار الأعضاء:

  1. …………..
  2. …………..
  3. ……………..
  4. …………….
  5. …………..
  6. ……………

وذلك بهدف مناقشة جدول الأعمال والمهام الذي يحتوي على النقاط الآتية:

  1. …………..
  2. …………..
  3. ……………..
  4. …………….
  5. …………..
  6. ……………

وقد تمخض الاجتماع عن مجموعة من النتائج الضرورية والمهمة، والتي تتلخص فيما يأتي:

  1. …………..
  2. …………..
  3. ……………..
  4. …………….
  5. …………..
  6. ……………

واتفق الحضور بعقد اجتماع تالي في يوم……….. الموافق…………. بتاريخ………… في تمام الساعة……….. وبذلك انتهي الاجتماع الحالي في تمام الساعة………… وبهذا ختم المحضر.

تحت إشراف………..

التوقيع……………..

ختم المؤسسة………..

 نموذج محضر اجتماع مجلس إدارة

وفي هذا المحور نتطرق إلى نموذج محضر اجتماع محلس الإدارة، وذلك على النحو الآتي:

بسم الله الرحمن الرحيم

على بركة الله تم عقد محضر اجتماع مجلس الإدارة رقم… لسنة… بتاريخ …/…/ 2022م.

وذلك بحضور المدير، وبقية أعضاء المجلس، وقد تغيب عن الاجتماع ثلاثة أعضاء وهم:

  1. …………
  2. ………….
  3. ……………

جدول الأعمال:

  1. القيام بعملية قراءة محضر الجلسة السابقة والتصديق عليه.
  2. القيام بمناقشة قبول بعض الأعضاء الجدد.
  3. القيام بعرض القيمة المالية للإيرادات والمصروفات خلال الثلاثة أشهر السابقة.
  4. القيام بإعادة النظر في التقرير الخاص بالشهور الثلاثة السابقة.
  5. القيام بعملية عرض ما تم تنفيذه وإنجازه من قرارات تم اتخاذها في الجلسة السابقة …/…./ 2022م.
  6. ما يستجد من أعمال.

وقد بدأت عملية مناقشة جدول الأعمال ومناقشة الأعمال واتخاذ بعض القرارات ومنها:

القيام بقراءة محضر الجلسة السابقة والتصديق عليه، ومن ثم بدأت مناقشة جدول أعمال المحضر الجديد، وتم الاتفاق على طريقة سير العمل أثناء الـستة الشهور القادمة، والعمل على رفع نسبة المبيعات وزيادة الأرباح للشركة لتصل إلى……….. في تلك الفترة.

وقد انتهي الاجتماع في تمام الساعة……… ص/ م.

رئيس مجلس الإدارة……….

توقيعه……..

ختم الشركة………

اقرأ أيضًا: خطوات تقديم نموذج نقل كفالة في السعودية 2022

كتابة محضر نموذج محضر اجتماع

وفي هذا المحور الأخير من نموذج محضر اجتماع لا بد من أن نتطرق إلى نموذج تطبيقي شارح عن عقد محضر اجتماع:

بسم الله الله الرحمن الرحيم

على بركة الله تم عقد محضر اجتماع رقم………..

وذلك بخصوص………….. وفي تاريخ …/…/….

في تمام الساعة الحادية عشرة صباحًا، وكان الحاضرون عددهم سبعين حاضرًا، وبرئاسة مدير المؤسسة وهو………… وتغيب عن الاجتماع ستة أفراد وهم:

  1. …………..
  2. …………..
  3. ……………..
  4. …………….
  5. …………..
  6. ……………

وقد تمت مناقشة أهم النقاط الآتية:

  1. …………..
  2. …………..
  3. ……………
  4. ………….

وقد تم اتخاذ مجموعة من القرارات التي اتخذت في نهاية الاجتماع، وهي:

  1. …………..
  2. …………..
  3. ……………..
  4. …………….
  5. …………..

أما بالنسبة للقرارات التي لم يتم الحسم فيها، فهي:

  1. …………..
  2. …………..
  3. ……………..

وقد انتهى موعد الاجتماع في تمام الساعة………… وبهذا تم ختم المحضر.

محرر المحضر……..

توقيعه…………

اسم المدير…….

توقيعه.,…….

بهذا نصل إلى نهاية مقالنا لهذا اليوم عن: نموذج محضر اجتماع، تناولنا فيه أهمية كتابة هذا النموذج، وتعريفه، والخطوات والمعايير التي يجب الأخذ بها عند كتابة محضر اجتماع، وكذلك مجموعة الخطوات النظرية التي يمكن اتباعها عند القيام بكتابة محضر اجتماع، وعززنا المقال بعدد من النماذج التطبيقية الشارحة.

بإمكانكم أن تثقوا بنا تمام الثقة بأننا الأفضل، والأسرع في تسليم الخدمة، والأكثر تفهمًا لأوضاعكم، فلا تفوتكم فرصة الحصول على معاريضنا الاحترافية بشكل مدهش، وبأسعار تنافسية، وجودة أفضل.

وللحصول على خدمة (كتابة نموذج محضر اجتماع) يمكنكم طلب الخدمة مباشرة من خلال التواصل معنا على هذا الرقم: (0556663321)