بألفاظ ممتعة، وبأسلوب مشوق، نواصل معكم التحليق في ميدان الكتابة الوظيفية، وفي يومنا هذا نوافيكم عبر موقعنا “صيغة” بمقال عن: كتابة مذكرة داخلية.
تناولنا فيه أهمية المذكرة الداخلية، ومجموعة الخطوات النظرية التي لا بد من اتباعها عند كتابة مذكرة داخلية، وأوردنا عددًا من النماذج التطبيقية الشارحة.
بإمكانكم أن تثقوا بنا تمام الثقة بأننا الأفضل، والأسرع في تسليم الخدمة، والأكثر تفهمًا لأوضاعكم، فلا تفوتكم فرصة الحصول على معاريضنا الاحترافية بجودة عالية، وأسعار تنافسية.
وللحصول على خدمة (كتابة مذكرة داخلية) يمكنكم طلب الخدمة مباشرة من خلال التواصل معنا على هذا الرقم: (0556663321)
جدول المحتويات
كتابة مذكرة داخلية
مما لا شك فيه أن المذكرة الداخلية تعتبر أحد أهم أنواع المذكرات التي يتم العمل بها في شتى ميادين العمل، وتتصف بأنها لا تحتاج إلى الوقت الكبير لإعدادها، وكتابتها، وهو الأمر الذي يقودنا إلى القول إنها من الأمور ذات الجوانب الفنية والمهارية في ميدان الكتابة الوظيفية.
وبطبيعة الحال فإن المذكرة الداخلية بتم استخدامها؛ بهدف القيام بجمع كل البيانات والمعلومات التي تتعلق بموضوع معين، ومن ثم القيام بتقديم لمحة مختصرة عنه، وعن الخطة التي سيتم اتباعها لسير العمل، وأهم تفاصيلها؛ وذلك حتى يتمكن القارئ لهذه المذكرة من أن يطلع على المذكرة من ناحية موضوعها ومضمونها، وأن يكون على سعة معرفة ووعي بأهم التفاصيل التي لها علاقتها المباشرة بها؛ وبسبب كتابتها، والغرض والهدف من وراء ذلك؛ حيث إنها تهدف بالدرجة الأساس إلى الإحاطة بجميع التفاصيل التي تتعلق بمشروع ما، وذلك سواء أكان تم إنجازه، أو ما زال قيد الإنجاز.
وبالتالي فإن المذكرة الداخلية تتباين وتتنوع من حيث الهدف والغرض المرجو منها، والجهة المقدمة لها، وبحسب ذلك يمكننا تقسيمها إلى أربعة أنواع:
- النوع الأول: مذكرة التهنئة أو الشكر: ويختص هذا النوع من المذكرات بما يتعلق بتكريم الأشخاص الذين تمكنوا من إنجاز عمل جديدٍ، وأبدعوا وتميزوا فيه.
- النوع الثاني: مذكرة الاستفسار: ويعتبر هذا النوع من المذكرات الداخلية من أهم أنواعها؛ حيث إنه يختص بعملية الاستفسار عن معلومة بحاجة إلى تفسير عن خطة وطريقة العمل.
- مذكرة الإحاطة: ويختص هذا النوع من المذكرات بأنه يتم إرسالها؛ لغرض توجيه الأنظار إلى نقطة معينة، لا بد من التنبه لها، ولفت الأنظار إليها.
- مذكرة المعلومات: ويختص هذا النوع بعملية تزويد الأشخاص بجميع البيانات والمعلومات التي لا بد من التعرف عليها بخصوص سير العمل في المؤسسة، أو في أحد المشاريع التابعة لها.
كتابة مذكرة داخلية عن تفعيل النشاطات داخل المدرسة
تتميز النشاطات المدرسية في المملكة العربية السعودية باتساع رقعتها؛ وذلك استجابة إلى التعليمات التي أقرتها وزارة التعليم، والتي تشير بالدرجة الأساس إلى الأنشطة المدرسية التي تهدف إلى زيادة الوعي لدى طلاب المدرسة.
وتتلخص خطوات كتابة مذكرة داخلية عن تفعيل النشاطات داخل المدرسة:
- أن يتم توجيه المذكرة إلى المدير؛ حيث إنه هم الشخص المختص باستقبال هذه المذكرة، وهو المسؤول الأول عن تفعيل الأنشطة المدرسية.
- من الضروري أن تكون المذكرة الداخلية مختصرة وواضحة، وأن تكون مكتوبة بأسلوب سلس وجذاب للقارئ.
- القيام بعملية تحديد نوع النشاط المدرسي المطلوب بالضبط، وذلك في إطار ما تتحدث عنه المذكرة.
- في حالة إن كان توجيه المذكر له علاقة بتنفيذ دراسة أو تقرير يدور حول الأنشطة المدرسية التي لا بد من تفعيلها.
- لا بد من القيام بعملية تدوين البيانات والمعلومات التعريفية الأساسية للمذكرة، وتتضمن ما يأتي: (المرسل، المرسل إليه، الموضوع، التاريخ).
- القيام بكتابة المضمون العام للمذكرة، وذلك دون الدخول في التفاصيل التي لا أهمية لها.
- لا بد من التوقيع على المذكرة وإرسالها؛ لأن التوقيع يؤكد صحة ما ورد في المذكرة من معلومات وبيانات وإحصائيات.
- إذا كان مُرسل المذكرة شخصًا يشغل أعلى رتبة من المدير أو المشرف التربوي فإنه من الضروري أن يتم القيام بعملية ختم المذكرة.
كتابة مذكرة داخلية لمدير المدرسة
لا بد عند كتابة مذكرة داخلية لمدير المدرسة من اتباع الخطوات الآتية:
- تدوين اسم الدولة، ومن ثم اسم الإدارة التعليمية، ثم اسم المدرسة المختص مديرها باستقبال المذكرة.
- لا بد من القيام بعملية توضيح طرفي المذكرة، وذلك في أعلى الصفحة وتتضمن الجهة المرسلة، والمرسل إليه.
- كتابة موضوع المذكرة في البيانات التعريفية بأعلى صفحة المذكرة؛ بهدف تسهيل مسألة فرز المذكرات الواردة إلى مدير المدرسة؛ نتيجة لتلقيه أحيانًا كمًا كبيرًا من المذكرات والخطابات التي تتعدد في أغراضها وأهدافها، والتي تتطلب منه وقتًا كبيرًا للاطلاع عليها.
- من الضروري أن يتم الدخول في المحتوى الخاص بالمذكرة بشكل رسمي وقانوني، والعمل على القيام بالإشارة إلى مجموعة الأسباب والظروف التي أسهمت وأدت إلى توضيح نتائجها إن وجدت.
- العمل على إضافة المقترحات في المذكرة إن أمكن، والتي تهدف إلى التجديد والابتكار.
- لا بد من سرد مضمون المذكرة بشكل أنيق ومهذب.
- لا بد من القيام بكتابة المذكرة باللغة العربية الفصحى، مع ضرورة الحرص على خلوها من الأخطاء الإملائية والنحوية واللغوية؛ لأنها تؤدي إلى الإحراج، وتفقد المذكرة أهميتها.
- يُفضل كتابة المذكرة بطريقة إلكترونية، ومن ثم القيام بعملية طباعتها وختمها والتوقيع عليها يدويًا، والقيام بإرسالها إلى مدير المدرسة.
كتابة مذكرة داخلية تربية مهنية
وفي هذا الجزء من المقال نتناول كتابة مذكرة داخلية تربية مهنية؛ حيث إنها تعتبر من أهم الأمور التي لا بد من معرفتها، ولا سيما لدى الطلبة الدارسين في المدرسة، أي أنه لا بد أن يتم إضافتها إلى المنهج الدراسي المقرر؛ نظرًا لأهميتها ودورها في توجيه مسار بعض المعاملات الإدارية بكل سهولة ويسر.
إذ إنه من الضروري أن يتم تدريب الطلبة على هذا النوع من المذكرات؛ حيث إن المذكرات لها أهمية وشأن كالتقارير والخطابات، وتعتبر من أهم الإجراءات التي لها علاقتها المباشرة بالجوانب الإدارية في شتى المؤسسات.
وبطبيعة الحال فإن أهمية هذا التدريب يكون بهدف العمل على تقليل الهوة بين المناهج الدراسية المتعددة، والمتطلبات التي يحتاجها سوق العمل، وقد بدأت بعض المناهج الدراسية تقوم بهذا الأمر، وهدفها هو العمل على بناء جيل قوي مسلح بالعلم والمعرفة.
ومما لا شك فيه إن المذاكرة الداخلية تعتبر بمثابة الوسيلة التي تسعى إلى سهولة تدفق المعلومات والبيانات وحفظها، واستدعائها في وقت الحاجة إليها.
وفي واقع الأمر فإن المذكرة الداخلية تختلف عن التقرير؛ حيث إنها أكثر من التقرير اختصارًا ووضوحًا، فضلًا عن اقتصارها على سرد المعلومات الرئيسية دون محاباة أو مجاملة، فضلًا عن استخدامها في داخل المنظمة العملية أو المؤسسة، وهدفها الأساس هو تحقيق الغرض والهدف الذي تم تحريرها من أجله.
وبلغ من أهمية هذه المذكرة أن قامت وزارة التعليم في المملكة العربية السعودية بإدراجها ضمن إطار المناهج الدراسية للثانوية العامة، وتحديدًا الأول والثالث الثانوي، وذلك في مادة أطلقت عليها تسمية مادة التربية المهنية؛ وذلك حرصًا من وزارة التعليم على إعداد الكوادر المستعدة والمهيأة لغرض الولوج إلى سوق العمل، وهي مؤهلة بالفعل لخوض هذا الغمار.
والآن لا بد من الإشارة إلى أبرز قواعد كتابة مذكرة داخلية تربية مهنية، وذلك على النحو الآتي:
- القيام في أول الأمر بعملية التخطيط لكتابة المذكرة الداخلية؛ حيث إنها من أهم الخطوات التي يُبنى عليها باقي الخطوات التالية لكتابة المذكرة، وفي ضوئها يتم جمع المعلومات والبيانات التي تكفي لكتابة وتحرير هذه المذكرة.
- العمل على تصنيف المذكرة، وذلك من خلال تحديد نوعها: (استفسارية، معلوماتية، شكر وتهنئة، إحاطة).
- لا بد في هذه الخطوة من القيام بعملية تدوين التاريخ الذي تم فيه كتابة المذكرة، ويكون التاريخ باليوم والشهر والسنة.
- تحديد موضوع المذكرة بشكل دقيق ومختصر، والجهة المُرسلة إليها.
- القيام بكتابة الإطار النظري والعملي للمذكرة.
- مراجعة المذكرة مرة أخرى.
- التأكد من تحقيقها للغرض الذي تم تحريرها من أجله.
- تقييم المذكرة من ناحية كاتبها.
- تذييل المذكرة بالتوقيع والختم.
- الحرص على كتابتها بخط الكمبيوتر.
وفيما يأتي نقدم إليكم نموذجًا تطبيقيًا شارحًا عن كيفية كتابة مذكرة داخلية مهنية جاهزة، وذلك على النحو الآتي:
بسم الله الرحمن الرحيم
شركة……………….
إلى…………………..
التاريخ: …./…./ 2022م
من………………….
الهاتف الداخلي للقسم……….
موضوع المذكرة………………..
اتصل سعادة السيد/ …………….. بحضرتكم في تمام الساعة ………
الاسم…………………..
التوقيع ……………………
الختم ………………………
اقرأ أيضًا: معروض جذاب لطلب وظيفة أحلامك اضمن مشوار نجاحك الآن
كتابة مذكرة داخلية تهنئة وشكر
وهنا لا بد أن نشير في هذا المحور الأخير إلى كتابة مذكرة داخلية تهنئة وشكر؛ حيث إنها من المذكرات الداخلية التي تعمل على الاعتراف بإبداعات وتميز الموظفين.
فعلى سبيل المثال يتم تحرير مثل هذه المذكرة وتقديمها إلى الأشخاص الذين أبدعوا في مجال عملهم، أو حققوا نسبة أرباح عالية للمؤسسة أو الشركة، ويمكن أن يحصل الموظف على إثرها على كتاب شكر من المؤسسة التي يعمل فيها، وعلى علاوة مالية، وربما يحصل على ترقية في منصبه إذا كان الإنجاز يستحق ذلك.
ويمكن كتابة مذكرة داخلية تهنئة وشكر، وذلك من خلال القيام باتباع مجموعة الخطوات النظرية التي تتلخص فيما يأتي:
- القيام في أول الأمر بتدوين اسم الشركة، واسم القسم، وتحديد الشخص المرسل إليه الخطاب، وتاريخ تحرير المذكرة، وموضوع المذكرة.
- القيام بكتابة مضمون المذكرة، وذلك من خلال الإشارة إلى اسم الشخص المُراد شكره ورتبته، وكذلك توضيح أهم الأسباب والظروف التي أدت إلى القيام بعملية تقديم هذه المذكرة، مع توضيح المكافأة المرصودة لذلك الشخص، هل هي علاوة أم ترقية أم غير ذلك.
- لا بد بعد الانتهاء من القيام بكتابة المذكرة من القيام بعملية التوقيع وختم المذكرة بشكل مباشرة دون أن تكون هناك عبارات ختامية في أغلب الحالات.
- من الضروري أن يتم كتابة المذكرة بخط الكمبيوتر، والقيام بمراجعتها، ويتم طباعتها بعد الانتهاء من إعدادها.
- لا بد من الانتباه إلى أمر مهم، وهو تسليم المذكرة؛ حيث إنه من الضروري أن يكون في يوم إعدادها نفسه؛ حتى تُناسب التاريخ المدون عليها، ويشعر الموظف بالتقدير والاهتمام الذي حظي به من قِبل مؤسسة عمله، وهذه هي طبيعة العمل الأصيل.
بهذا نختم معكم مقالنا لهذا اليوم عن: كتابة مذكرة داخلية، تعرفنا معكم فيه على أهمية المذكرة الداخلية، وتطرقنا إلى مجموعة الخطوات النظرية التي لا بد من اتباعها عند كتابة مذكرة داخلية، وتعرفنا على خطوات كتابة مذكرة داخلية لمدير المدرسة، وكتابة مذكرة داخلية لتفعيل النشاطات المدرسية، وتناولنا طريقة كتابة مذكرة داخلية تربية مهنية، وكتابة مذكرة داخلية لتقديم تهنئة شكر، وعززنا المقال بنماذج تطبيقية شارحة.
بإمكانكم أن تثقوا بنا تمام الثقة بأننا الأفضل، والأسرع في تسليم الخدمة، والأكثر تفهمًا لأوضاعكم، فلا تفوتكم فرصة الحصول على معاريضنا الاحترافية بجودة عالية، وأسعار تنافسية.
وللحصول على خدمة (كتابة مذكرة داخلية) يمكنكم طلب الخدمة مباشرة من خلال التواصل معنا على هذا الرقم: (0556663321)
