تعالج الخطابات الرسمية التي يتم توجيهها إلى الجهات الحكومية المتعددة، الكثير من القضايا والمشاكل التي يعاني منها المواطن في المملكة العربية السعودية، والتي تتطلب أن يتم صياغتها بطريقة وأسلوب رصين ودقيق، وله القدرة على إيصال الغرض من وراء الخطاب؛ حيث إن الأمر له أهميته القصوى في تذليل الصعوبات أمام المواطنين التي تعرضوا لها، وأدت إلى حاجتهم الماسة لمعالجتها.
وعلى هذا الأساس فإننا نخصص لكم عبر موقعنا صيغة دوت كوم مقالنا لهذا اليوم عن: خطاب رسمي لجهة حكومية؛ حيث نعرض فيه أهمية الخطاب الرسمي وأهدافه وأهميته، وطريقة كتابته، وعززنا ذلك بالنماذج التطبيقية الشارحة.
لا تفوتكم فرصة الحصول على خدماتنا الكتابية الأخرى لجميع أنواع المعاريض والشكاوى والطلبات، التي يمكنكم الحصول عليها بأفضل جودة، وأقل سعر، وسرعة في تنفيذ الطلب.
وللحصول على خدمة كتابة (خطاب رسمي لجهة حكومية) ومختلف أنواع الخطابات والطلبات والشكاوى، يمكنكم طلب الخدمة مباشرة من خلال التواصل معنا عبر تطبيق واتساب على هذا الرقم: (0556663321)
جدول المحتويات
خطاب رسمي لجهة حكومية
يمكننا في مستهل هذا المحور تعريف خطاب رسمي لجهة حكومية بأنه عبارة عن إحدى الوسائل التي تسهم بدرجة كبيرة في التواصل بين المؤسسات الحكومية والمواطنين في البلد، ويساعد هذا الخطاب على حل ومعالجة الكثير من القضايا التي يعاني منها المواطن ويرغب في الحصول على حل عاجل لها.
ومع ذلك، فإن خطاب رسمي لجهة حكومية يمكننا أن نعرفه أيضًا بأنه الوسيلة التي تهدف إلى تأكيد عملية التواصل بين الأشخاص أو المؤسسات الرسمية في الدولة.
أهمية خطاب رسمي لجهة حكومية:
تكمن أهمية الخطاب الرسمي لجهة حكومية في تحقيق مجموعة من الفوائد التي لها دورها في تحقيق العديد من المكاسب، وتتضح تلك الأهمية في النقاط الآتية:
- إن خطاب رسمي لجهة حكومية يعتبر واحدًا من الوسائل المهمة التي تساعد على تحقيق التواصل بين المواطنين والجهات الرسمية المتعددة.
- إن خطاب رسمي لجهة حكومية هو من الخطابات التي ترتكز أهميتها على المستوى الوظيفي؛ حيث إنه يساعد على تقديمه من قِبل العديد من المواطنين إلى الجهات الحكومية للحصول على وظائف.
- إن خطاب رسمي لجهة حكومية يعمل على تقريب المسافات، ويساعد في توفير الجهد المبذول والوقت، وذلك أن العديد من الجهات الحكومية تقوم بتوفير روابط إلكترونية لعملية إرسال مثل هذه الخطاب، بمعنى أن المواطن لا يحتاج أن يذهب إلى مقر المؤسسة الحكومية التي قام بتوجيه خطابه إليها.
- إن خطاب رسمي لجهة حكومية هو بمثابة الوثيقة التي تحفظ حق حصول المواطن على الوظيفة والمساعدة المالية والمنحة الدراسية من لدن الجهات الحكومية المعتمدة.
كيفية كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية
نصائح وتعليمات لكتابة خطاب رسمي لجهة حكومية:
لا بد عند القيام بكتابة خطاب رسمي لجهة حكومية من الأخذ بعين الاعتبار بمجموعة من النصائح والتعليمات التي لا بد من الأخذ بها؛ حتى تتمكن من كتابة خطاب رسمي مكتمل الأركان والمواصفات، والتي تتلخص فيما يأتي:
- قراءة رسائل نموذجية:
يمكن الرجوع قبل البدء بكتابة خطاب رسمي لجهة حكومية إلى نماذج معينة عن الرسائل الحكومية الرسمية؛ حيث إن هذا الخطاب لا بد أن يكون دقيقًا في اختيار الجهة التي يتم توجيه الخطاب إليها؛ حيث إن كل جهة مختصة باستقبال نوع من الخطابات الرسمية، فعلى سيبل المثال ليس من المعقول توجيه خطاب رسمي لطلب إصلاح أنابيب المياه إلى وزارة الصناعة، أو إلى الديوان الملكي، وهكذا فلا بد من الحرص على اختيار الجهة المعنية باستقبال الخطاب بعناية فائقة.
- بدء كتابة الخطاب الرسمي بالبسملة:
ضرورة بدء كتابة خطاب رسمي إلى جهة حكومية بالبسملة “بسم الله الرحمن الرحيم”؛ حيث إن البسملة بمثابة التعبير الراقي الذي يدل على الانتماء إلى الهوية الإسلامية.
- تحديد الجهة المناسبة:
لا بد من التأكد من أن الجهة الحكومية التي سيتم إرسال الخطاب إليها هي الجهة المناسبة لعرض المشكلة التي يتضمنها الخطاب، ومن الأجدر التعرف على مسؤول الجهة المعني باستقبال الخطاب الرسمي؛ حتى يتم توجيه الخطاب إليه باسمه الصريح.
- توجيه الخطاب:
لا بد من ذكر اسم الجهة ولقب المسؤول عن الجهة المُرسل إليها الخطاب، فإذا كان الخطاب الرسمي موجّهًا إلى رئيس وزراء فلا بد من كتابة “دولة رئيس الوزراء” وإذا كان إلى وزير الداخلية يُكتب “معالي وزير الداخلية”، وإذا كان مدير شركة يتم كتابة “سعادة الأستاذ الفاضل مدير شركة….”.
- البدء بتحية رسمية:
لا بد في هذه الخطوة من العمل على تقديم التحية المناسبة بطريقة رسمية إلى الجهة المختصة باستقبال خطاب رسمي لجهة حكومية، وتكون صيغة التحية على النحو الآتي: السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، تحية طيبة، أما بعد.
- استخدم اللقب المناسب:
لا بد من استخدام اللقب الذي يحمله الشخص المختص باستقبال الخطاب الرسمي، وفي حال عدم معرفة اسمه فيمكن الإشارة إلى منصبه فقط.
- شرح الموضوع:
من الضروري في هذه الخطوة من القيام بعمية شرح الموضوع، وذلك من خلال طرح المشكلة بأسلوب منطقي وواقعي، ويخلو من العواطف والمشاعر، كما أنه يجب الأخذ بعين الاعتبار ما إذا كانت هذه الجهة الحكومية المختصة باستقبال الخطاب، كما أنه من الضروري أن يتم تجنب طلب أشياء غير واقعية، أو خارج نطاق اختصاص الجهة التي تم تقديم الخطاب إليها، مع ضرورة الحرص على مراعاة احترام المسؤول الذي يتم إرسال الخطاب إليه، والحرص على تجنب استخدام الأساليب التي تحمل التهديد أو الوعيد بأشكالها المباشرة، او غير المباشرة؛ لأن ذلك الأمر يؤدي إلى المساءلة القانونية للشخص مقدِّم الخطاب الرسمي.
- الخاتمة:
لا بد في هذه الخطوة من العمل على إنهاء الخطاب الرسمي بالدعاء والتحية للجهة الرسمية؛ لأن ذلك من الخطوات الذوقية التي يتمتع بها الشخص مقدم المعروض.
- المعلومات الشخصية:
لا بد في نهاية الخطاب الرسمي الموجه إلى الجهة الحكومية من القيام بعملية تذييل الخطاب بالمعلومات الشخصية، والتي تتمثل فيما يأتي: الاسم، رقم الهوية الوطنية، رقم الهاتف المحمول، رقم الهاتف الأرضي، البريد الإلكتروني، عنوان السكن، تاريخ تقديم الخطاب باليوم والشهر والسنة، والتوقيع أو البصمة.
نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية
وفي هذا المحور نتطرق إلى نموذج تطبيقي شارح عن خطاب رسمي لجهة حكومية؛ حيث إن هذا النموذج هو من أهم النماذج التي تحظى بأهمية كبيرة من أجل العمل على معالجة العديد من المشاكل التي يعاني منها المواطن، فإلى ذلك النموذج:
بسم الله الرحمن الرحيم
الأستاذ الفاضل مدير مؤسسة المياه في منطقة…………
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
تحية طيبة، أما بعد:
الموضوع: خطاب رسمي لطلب إصلاح أنابيب المياه.
نحن سكان مدينة……. نتقدم إليكم بخالص عبارات الشكر والتقدير على ما تقومون به من دور كبير في سبيل النهوض بالتقدم والاستقرار في الوطن.
وبالإشارة إلى الموضوع أعلاه، فإننا نضع هذا الخطاب بين يديكم، وذلك من أجل عملية إصلاح أنابيب المياه في المدينة، وتحديدًا في الحي الجنوبي، شارع…… تقاطع…..؛ حيث إن أنابيب المياه بحاجة إلى إصلاح، وأصبح لها فترة كبيرة تتسرب المياه منها، والتي أدت إلى اختلالات في بعض المباني، وإن استمرار تسريب المياه سيؤدي إلى مشاكل مضاعفة في الحي.
نرجو أن تتكرموا بالموافقة على الطلب، وتوجهون إلى اللجنة المختصة بإصلاح أنابيب المياه في أسرع وقت.
ونسأل الله لكم التوفيق والسداد، والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
الاسم…..
رقم الهوية الوطنية…
رقم الهاتف المحمول…
رقم الهاتف الأرضي….
البريد الإلكتروني…..
عنوان السكن….
تاريخ تقديم الطلب…..
التوقيع أو البصمة……
كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية
بسم الله الرحمن الرحيم
معالي وزير التعليم
حفظكم الله ورعاكم
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
تحية طيبة، أما بعد :
الموضوع: نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية.
أتقدم إليكم بجزيل عبارات الشكر والتقدير على جهودكم التي تبذلونها على الدوام، وذلك في سبيل نجاح المؤسسات التعليمية في البلد، وأتمنى لكم تحقيق المزيد من النجاحات التي تدل على حرصكم الكبير على النهوض بالمؤسسات التعليمية في البلد.
وبالإشارة إلى الموضوع أعلاه، فإنني أضع بين يديكم هذا الخطاب، والذي أرجو منكم فيه أن تتكرموا بمنحي درجة وظيفية من ضمن الدرجات المرصودة للوزارة في هذا العام؛ حيث إنني أحمل شهادة الماجستير في تخصص… من جامعة…… وهو التخصص الذي تحتاج إليه الكثير من الجامعات الحكومية.
آمل أن تتكرموا بالوقوف معي، ومنحي درجة وظيفية، فأنا أحد أبناء هذا الوطن، ولدي الرغبة في أن أخدم وطني، وأسهم بدور كبير في سبيل النهوض ببناء هذا الوطن، والمساهمة في ذلك.
وأسأل الله لكم التوفيق والسداد في أداء مهامكم العلمية والعملية، والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
الاسم…..
رقم الهوية الوطنية…
رقم الهاتف المحمول…
رقم الهاتف الأرضي….
البريد الإلكتروني…..
عنوان السكن….
تاريخ تقديم الطلب…..
التوقيع أو البصمة……
اقرأ أيضًا: كتابة الخطابات الرسمية مع أهم 9 خطوات لصياغتها 2022
كيفية كتابة شكوى خطاب رسمي لجهة حكومية
وفي هذا المحور الأخير نشير إلى أنه لا بد من اتباع مجموعة من النصائح عند كتابة شكوى وخطاب رسمي لجهة حكومية، وذلك على النحو الآتي:
- العمل على اختيار الألفاظ والمعاني بدقة خلال كتابة شكوى خطاب رسمي لجهة حكومية، والتي لا بد أن تتسم بالقوة والرصانة.
- ضرورة القيام باستخدام العبارات التي تسهم في إيصال المعنى دون أن تكون هناك أي مبالغة، أي أن الخطاب لا بد أن يأخذ الصفة الرسمية التي لا تتطلب المبالغة، والإكثار من عبارات المدح والإطراء.
- الحرص على اختيار الكلمات التي تساعد على تحري مصداقية الخطاب وتفاصيله التي لا بد أن يتضمنها.
- ضرورة القيام بعملية ترتيب الأفكار التي لا بد أن يتضمنها الخطاب الرسمي لتقديم شكوى إلى جهة حكومية.
- ضرورة القيام باتباع الإيجاز في سرد تفاصيل الخطاب، وذلك بشرط ألا يؤثر ذلك الإيجاز على المعنى والهدف الذي تم كتابة الخطاب من أجله.
- ضرورة أن يكون الخطاب الرسمي مكتوبًا بأسلوب وطريقة تتسم بالإقناع والتأثير، ولها قدرتها على موافقة الجهة المختصة باستقبال المعروض.
بهذا نصل معكم إلى نهاية مقالنا لهذا اليوم عن: نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية، والذي تطرقنا فيه إلى أهمية نموذج الخطاب الرسمي إلى جهة حكومية، والخطوات النظرية التي لا بد من اتباعها عند كتابة هذا نموذج خطاب إلى جهة حكومية.
كما تناولنا النصائح والاعتبارات التي لا بد من العمل على مراعاتها عند كتابة نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية، وعززنا المقال بنماذج تطبيقية شارحة، وختمنا بالإشارة إلى النصائح التي لا بد من الأخذ بها عند كتابة نموذج خطاب شكوى.
تفوتكم خدماتنا الكتابية الأخرى لجميع أنواع المعاريض والشكاوى والطلبات، التي يمكنكم الحصول عليها بأفضل جودة، وأقل سعر، وسرعة في تنفيذ الطلب.
وللحصول على خدمة كتابة (خطاب رسمي لجهة حكومية) ومختلف أنواع الخطابات والطلبات والشكاوى، يمكنكم طلب الخدمة مباشرة من خلال التواصل معنا عبر تطبيق واتساب على هذا الرقم: (0556663321)
