بألفاظ رسمية، وبأسلوب مشوق وممتع، يطيب لنا أن نتناول في مقالنا لهذا اليوم عن: مذكرة الإحاطة.
تناولنا فيه عديدًا من التفاصيل عن أهمية كتابة نموذج مذكرة إحاطة، وذلك من خلال إيراد أهم الخطوات التي يجب اتباعها عند كتابة هذه المذكرة، والمميزات التي يتصف بها، وشرحنا المقال عمليًا من خلال نموذج تطبيقي عملي شارح عن كيفية كتابة مذكرة إحاطة، وتطرقنا إلى مفهوم معنى مذكرات الإحاطة.
بإمكانكم أن تثقوا بنا تمام الثقة بأننا الأفضل، والأسرع في تسليم الخدمة، والأكثر تفهمًا لأوضاعكم، فلا تفوتكم فرصة الحصول على معاريضنا الاحترافية بشكل مدهش، وبأسعار تنافسية، وجودة أفضل.
وللحصول على مذكرة إحاطة يمكنك طلب الخدمة مباشرة من خلال التواصل معنا على هذا الرقم: (0556663321)
جدول المحتويات
مذكرة الإحاطة
تعتبر مذكرة الإحاطة بمثابة الملخص الموجز لمسألة أو قضية ما، وهدفها إعطاء إحاطة وعلم ومعرفة للقارئ بذلك الأمر، ولا بد أن يتم تدعيمها بالأدلة والحجج القوية والمقنعة.
وفي مقالنا هذا نتحدث عن مذكرات الإحاطة من خلال الأهمية والأنواع والإعداد، وغير ذلك بالشرح الموجز، وكل ما غليكم أن تواصلوا القراءة حتى نهاية المقال.
نموذج مذكرة الإحاطة
لا بد عند كتابة مذكرة الإحاطة من الأخذ بعين الاعتبار مجموعة من الخطوات النظرية، والتي تتلخص فيما يأتي:
- لا بد في بداية الأمر عند كتابة مذكرة الإحاطة من الإشارة إلى الجهة المختصة بإرسال المذكرة، وأن يكون ذلك بذكر الجهة المختصة بالاستقبال.
- الإشارة إلى التاريخ الذي تمت فيه عملية تحرير مذكرة الإحاطة، ولا بد أن يكون ذلك باليوم والشهر والسنة.
- تحديد موضوع المذكرة بكل احترافية ومهنية، ومن الضروري أن يكون هذا الأمر متبوعًا بالموضوع الذي تشير إليه المذكرة.
- القيام بعملية تحديد الإجراء الذي ترغب أن يأخذه القارئ في الجملة أو الفقرة الأولى من المذكرة، أي إعطاء لمحة مختصرة عن مضمون المذكرة في كلمات معدودة.
- الحرص على الحفاظ على انتباه القارئ، وذلك من خلال القيام بعملية استخدام مجموعة من الفقرات الموجزة، والتي لا يزيد طولها على خمس جمل، والتي من الضروري أن يتم فيها سرد أهم الأسباب والظروف التي أدت إلى القيام بعملية تحرير مذكرة الإحاطة وصياغتها وفق أحدث الطرق.
- من الضروري أن يتم العمل على استخدم أهم الأدلة التجريبية؛ بهدف إقناع القارئ بالحاجة الماسَّة إلى مسار العمل المقترح في ثنايا مذكرة الإحاطة.
- لا بد في كتابة مذكرة الإحاطة من العمل على تجنب التعبيرات الرسمية أو غير الرسمية على نحو غير ضروري، على سبيل المثال “حسب مناقشتنا”، وتجنب المصطلحات التقنية عند القيام بالاستشهاد بالحقائق والأرقام، والعمل على استخدم لغة بسيطة وسلسة ومباشرة يمكن لأي قارئ فهمها واستيعابها.
- لا بد من بدء كتابة مذكرة الإحاطة بـكلام موجز ومختصر على هيئة نقاط معدودة، ثم يتم بعد ذلك التشعب في كل نقطة وشرحها في عنوان جديد يُفضل الحدث بطريقة دقيقة.
- إذا كانت مذكرة الإحاطة موجهة إلى شخص معين فلا بد أن يتم استخدام الضمائر (أنا، نحن).
- لا بد أن تكون مساحة مذكرة الإحاطة لا تتعدى الصفحتين كحد أقصى، وما عدا ذلك يتم اعتبارها تقريرًا، ومع ذلك فقد يخرج البعض عن المألوف، ولكن لا بد ألا يفرط في مساحة المذكرة كثيرًا.
- من الضروري في نهاية كتابة مذكرة الإحاطة من القيام بعملية تدوين اسم كاتب المذكرة والتوقيع عليها، وهذا يعتبر بمثابة المصادقة على ما ورد من معلومات في الموضوع.
امثله مذكرة الإحاطة
وفي هذا الجزء من المقال لا بد من أن نشير إلى نموذج تطبيقي شارح عن الموضوع، وذلك على النحو الآتي:
بسم الله الرحمن الرحيم
المملكة العربية السعودية شعار الشركة
مصنع ………………
إلى………
من……….
موضوع المذكرة………
تاريخ تحريرها …/…/ 2022م.
نتقدم إليكم بخالص عبارات الشكر والتقدير على ما تولونه من عناية كبيرة بالعمل في المصنع، ونود أن نحيطكم علمًا بأن البضاعة التي تم استلامها في تاريخ …./…./…. قد تم رفضها؛ وذلك لأنها لا تتطابق مع معايير الجودة التي تم الاتفاق عليها.
وقد خالفت معايير الجودة في الآتي………، وعلى هذا فقد تمت عملية تجنب تعطل سير العمل في المصنع بواسطة اللجوء إلى التعاون مع ………….، وقد سارت الأمور كما تم التخطيط لها.
وقد قامت الشركة المذكور بإرجاع المبلغ، وقدره…. من الريالات السعودية.
الاسم……..
المسمى الوظيفي…..
التوقيع…….
انواع مذكرة الإحاطة
بادئ ذي بدء لا بد في أول الأمر أن نشير إلى بعض من أنواع مذكرة الإحاطة، والتي منها على وجه الخصوص مذكرات السفر وهي بلا شك تعتبر بمثابة السجلات المكتوبة حول تجارب السفر.
كذلك المذكرات العاكسة، التي هي عبارة عن دفتر اليوميات العاكسة من أجل عملية تتبع تجارب الشخص في الحياة، ومساحة التعبير عن مشاعره.
فضلًا عن مذكرات الامتنان التي هي صالحة لاستخدامها في شتى ميادين الحياة المختلفة.
وعلى أي حال فإن مذكرات الإحاطة هي أحد أهم الأنواع التي تندرج تحت إطار المذكرات الداخلية، والتي تعتبر من أهم أنواعها وتتشابه مع التقرير من ناحية الهيكلية؛ حيث توجد هناك العديد من الأمور التي تتشابه مع التقرير، ولكن يوجد لكل منهما الشروط التي لا بد أن تتوافر فيه، والقواعد التي لا بد أن يتميز بها.
ومن ناحية أخرى فإن مذكرات الإحاطة وقواعدها لا بد من إجراء التعديل عليها بعد حفظها، وأنه يمكن القيام بعملية إنجاز مذكرات الإحاطة في مدة زمنية أقل من تلك المدة الزمنية التي يتطلبها إنجاز التقرير؛ وذلك لأن مذكرات الإحاطة ليست بحاجة إلى تعمق في التفاصيل، بل يمكن القيام بعملية كتابتها في أسرع وقت ممكن مع ضرورة إضافة المعلومات بشكل مبسط وممتع.
ويمكن القيام بتصنيف المذكرات لشكل عام بأنها نوع من أنواع الكتابة الوظيفية التي تحتاج إلى الصياغة والتحرير بأسلوب مهني واحترافي، وأنه يتم استخدام المذكرات من العصور التاريخية الموغلة في القِدم، فضلًا عن أن المذكرة تقتصر على الأحداث اليومية التي يعيشها الشخص والتي بلا شك يستفيد منها المجتمع بأخذ العظة والعبرة، كما أنها تستخدم بهدف العمل على كتابة القصص التي تتحدث عنها أهم المعلومات والبطولات التي تمكنت من تحقيقها من قبل الشخصيات التاريخية الشهيرة، ناهيك عن أنها يتم استخدامها في رواية القصص بشكل رئيسي، وقد تطورت هذه المذكرات إلى أنواع متنوعة ومتعددة، والتي منها البطاقة التعريفية للشخص، والتي تتضمن الحديث الموجز عن إنجازاته ومعظم بياناته، وما يود فعله من أمور مستقبلية، أي مشاريعه للمستقبل.
وبهذا فإن مذكرات الإحاطة تعتبر أحد أنواع المذكرات التي تتشابه في العادة مع التقرير، ولكن يتم استخدامها في الفترة الزمنية التي تستغرق إعداد التقرير.
وعلى هذا الأساس فإنه لا بد من الإشارة إلى أنواع المذكرات الداخلية، والتي يتم القيام بعملية استخدامها من قبل الكثير من الناس، وبمختلف الوظائف وهي على النحو الآتي:
- مذكرة التهنئة: يعتبر هذا النوع من المذكرات من أهم الأنواع؛ حيث إنه يتم استخدامه لغرض القيام بعملية تهنئة أحد الموظفين أو توجيه الشكر له أو القيام بترقيته من قبل الإدارة العامة لمؤسسة العمل التي ينتمي إليها.
- مذكرة المعلومات: وهذا النوع من المذكرات يتم استخدامه من أحد الموظفين؛ بهدف طلب الاستقالة من العمل.
- مُذكرة الإحاطة: يهدف هذا النوع من المذكرات إلى العمل على تقديم شرح وتوضيح مفصل حول طبيعة العمل، والأهداف التي يرغب في تحقيقها.
- مذكرة السؤال: وفي هذا النوع من أنواع المذكرات الداخلية يتم عرض أي مشكلة على مدير الشركة أو المؤسسة، وذلك حتى يتمكن من القيام بأخذ القرار المناسب ويتم تنفيذه.
ولا بد أن نشير إلى أنواع التقرير، وذلك بعد أن أشرنا إلى أهم أنواع مذكرات الإحاطة، وأنواع المذكرات الداخلية، وأبرز الفروق الجوهرية بين مذكرة الإحاطة، والتقرير، فإلى أنواع التقرير بشكل دقيق ومختصر، وذلك على النحو الآتي:
- تقرير داخلي: وهذا النوع يتم استخدامه؛ لغرض القيام بوضع تصنيف خاص بأحد المواضيع التي تتعلق بأداء الشركة أو المؤسسة، ولا يمكن لأي أحد كان أن يقوم بالاطلاع عليه من خارج الشركة أو المؤسسة.
- تقرير رسمي: وهذا النوع من التقارير يتم إعداده؛ لغرض القيام بعرض أحد المشاكل المعينة والعمل على إيجاد الحلول المناسبة لها.
- تقرير إعلامي: وهذا النوع من التقارير تتم كتابته؛ بهدف القيام بعملية عرض الموضوع بطريقة إعلامية ومفصلة، ويهدف إلى العمل على توضيح الإنجازات والابتكارات التي تمكنت المؤسسة أو الشركة من القيام بعملية تحقيقها خلال مدة معينة من الزمن.
اقرأ أيضًا: أحدث نموذج عقد عمل مكتوب 2022
شرح معنى مذكرة الاحاطة
نخصص هذا المحور الأخير من مذكرة الإحاطة إلى الحديث الموجز عن مفهوم معنى مذكرة إحاطة؛ حيث إنها تعتبر من أهم أنواع المذكرات الداخلية، والتي تتوزع على أربعة أنواع، وتأتي مذكرات الإحاطة على رأسها.
تسعى مذكرات الإحاطة إلى العمل على القيام بلفت الانتباه تجاه أمر ما أو تجاه نقاط محددة بعينها، والقيام بعملية شرحها بالتفصيل، ولا سيما الموضوع الذي تتحدث عنه المذكرة، فضلًا عن الهدف الذي تطمح هذه المذكرة إلى تحقيقه وهو العمل على تثقيف القارئ حول بعض القضايا أو البروتوكولات أو القوانين الدولية؛ حيث إن مذكرات الإحاطة يمكنها أن تقوم بعملية تسليط الضوء على قضية كاملة أو على جانب منها باختصار دقيق وواضح، وبحقائق وأدلة مدعمة، وبلغ من أهميتها بأنها يمكن الاستعاضة بها عن قراءة كتاب كامل، فهي تختصر المضمون عن الموضوع أو القضية التي تعالجها، وتعمل على تقديم موجز توضيحي عن مشكلة أو قضية ما.
وتنفرد مذكرات الإحاطة بأنها تتطرق بالحديث الموجز عن أي موضوع، ولا تقوم بشرح ذلك تفصيلًا؛ لأن في حال أن تعلق الأمر بالشرح المفصل فإن هذه الأمر يعتبر تقريرًا وليس مذكرات الإحاطة.
وأخيرًا نود أن نشير إلى أن اسم مذكرة الإحاطة جاء من معنى الإحاطة نفسها، ويتمثل بقيام المرء بإحاطة الآخرين بخبر معين، أو ينقل إليهم التحليل المنطقي والمقنع لقضية معينة فيتعرفون بذلك على جوانبها، ويتم استخدام هذا الأمر إداريًا، وهذا هو المفهوم المختصر عن مذكرات الإحاطة الذي سعدنا بتزويدكم به على موقعنا “صيغة”.
بهذا نختم معكم إلى نهاية مقالنا لهذا اليوم عن: مذكرة الإحاطة، تعرفنا معكم فيه إلى أهمية مذكرة الإحاطة، وتطرقنا إلى مجموعة الخطوات النظرية التي يجب الأخذ بها عند كتابة مذكرات الإحاطة، وأوردنا نموذجًا تطبيقيَا شارحًا عن مذكرات الإحاطة، وعززنا المقال بتناولنا أنواع مذكرات الإحاطة، والمفهوم العام عن مذكرات الإحاطة.
بإمكانكم أن تثقوا بنا تمام الثقة بأننا الأفضل، والأسرع في تسليم الخدمة، والأكثر تفهمًا لأوضاعكم، فلا تفوتكم فرصة الحصول على معاريضنا الاحترافية بشكل مدهش، وبأسعار تنافسية، وجودة أفضل.
وللحصول على مذكرة إحاطة يمكنك طلب الخدمة مباشرة من خلال التواصل معنا على هذا الرقم: (0556663321)
